Innhold

• Fremgangsmåte

Arbeidstiden representerer et avgjørende element i produksjonen av et vinnende budsjett, i tillegg til at det er viktig å ta betalt for en utført jobb. Ettersom arbeidskraft representerer en stor del av en hvilken som helst kontrakt, er det viktig å estimere og rapportere disse verdiene for å lykkes i bedriften.

Fremgangsmåte

Metode 1 av 2: Estimering av arbeidstimer på et budsjett

1. 

   Del prosjektet i deler. Den første delen av beregningen som skal gjøres, er å dele prosjektet opp i mindre komponenter. Deretter estimerer du antall timer som trengs for å fullføre hver enkelt. De må defineres ut fra hvilken type arbeidskraft som er involvert. Hvis du for eksempel bygger en leilighet, må du håndtere utgraving, bygging, strøm, rørleggerarbeid og så videre. Hver komponent i prosjektet må være inkludert i estimatet.

2. 

   
   
   Bestem hvilken type arbeidere som trengs. Dette vil avhenge mye av kompleksiteten til oppgavene som skal utføres. Du trenger ikke en byggmester på hvert prosjekt. Enklere oppgaver kan utføres selv av assistenter eller lærlinger. Å definere dette punktet er vanskeligere i større verk, som krever en blanding av forskjellige typer arbeidskraft, med jobber som spenner fra enkle til komplekse.

3. 

   
   
   Beregn tiden det tar å fullføre hver komponent. Når du har bestemt hvem som vil være involvert, og hvilken type arbeidskraft som kreves, estimerer du det totale antall arbeidstimer som skal brukes til å fullføre hver enkelt, fra start til slutt. I denne beregningen, ikke ta med pauser. Den resulterende figuren representerer antall timer dedikert arbeidskraft som kreves for å fullføre et trinn.
   • Hvis du allerede vet hvilken type arbeid som skal utføres på et gitt trinn, kan du bruke kunnskapen din om tidligere prosjekter til et estimat. For eksempel, hvis du er klar over at en arbeider trenger ti timer for å installere fire nye vinduer, eller to og en halv time per vindu, vil det nåværende prosjektet ditt sannsynligvis ha lignende tider.
   • Hvis et bestemt trinn i prosjektet inkluderer noe du ikke er vant til, er det viktig at du undersøker for å utarbeide estimatet. Avhengig av prosjekt, kan du kanskje få tak i verdifull informasjon på internett eller fra andre entreprenører. Det er også mulig å ansette en konsulent angående hvilken type arbeidskraft som kreves. Denne personen vil kunne hjelpe deg med å estimere antall timer som trengs i et gitt trinn.
   • Tenk på punkter som tjenestens vanskeligheter når du gjør estimatet. Hvis vinduene i prosjektet er i 7. etasje i en bygning, og vinduene i det gamle prosjektet var i første etasje, kan du øke timene per vindu for å gjenspeile denne forskjellen.
   • Inkluder estimater for tiden brukt på administrative oppgaver som kan være påkrevd i kontrakten.

4. 

   
   
   Inkluder timer for veiledere. Du kan også inkludere timerverdier for en bygningsmester eller leder, som er ansvarlig for å lede arbeidstakerne, i tillegg til å administrere detaljregistreringen og arbeidsplanen. Noen prosjekter kan trenge mer enn en veileder eller en mester i arbeidet, som er ansvarlig for forskjellige deler av prosjektet. I andre tilfeller vil visse prosjekter trenge forskjellige nivåer av tilsyn. Du kan ha mestere på forskjellige stadier av prosjektet og en generell veileder som vil lede dem alle.

5. 

   Bruk estimatene til å utarbeide timeplanen. Kunden vil sannsynligvis angi en frist for fullføring av prosjektet. Han kan til og med be deg om å angi minimumsfristen for budskapet i budsjettet. Du kan bruke beregningstrinnene og tidene for å utvikle en tidsplan. Definer hvilke komponenter som kan fullføres samtidig, og hvilke som skal gjøres i rekkefølge, i tilfeller der starten på ett trinn avhenger av fullføringen av et annet. Hvis du vet når hvert trinn skal fullføres, kan du dele verdiene på timene som kreves for fullføring med verdien i åtte timer daglig arbeid i den angitte perioden. Ved å øke eller redusere antall arbeidere er det således mulig å øke eller redusere prosjektperioden. Jo mer det beløpet er, desto raskere vil du fullføre et gitt trinn.
   • Noen prosjekter kan kreve dager over åtte timer eller uker over 40 timer for å oppfylle tidsplanen. For det vil det være overtid som må telles.
   • For eksempel, hvis du har en måned til å gjøre grunnlaget for et hus og du vet at det vil være behov for 1000 timers arbeid, kan du dele 1000 med antall åtte-timers dager i måneden for å beregne antall arbeidere som skal ansettes for å fullføre dette trinnet etter planen (1000 prosjekt timer / 20 virkedager per måned = 50 timer per dag; 50 timer per dag / 8 timer per arbeider = 6,25 nødvendige arbeidstakere). Rund antall arbeidere opp eller ned for å få et helt tall og foreta justeringer i henhold til antall dager som trengs for arbeid.
   • Vær realistisk med hensyn til antall arbeidere som skal ansettes i en gitt tidsperiode. Hvis det trengs syv elektrikere for å fullføre ledningene på en uke, kan det hende at målet ikke er realistisk med tanke på tilgjengeligheten av elektrikere i regionen. Det kan være nødvendig å forlenge tidsplanen for å imøtekomme tilgjengeligheten av arbeidskraft for prosjektet.
   • Hvis du planlegger å utføre flere trinn samtidig, vil det være behov for separate arbeidere for å jobbe med hvert trinn.

6. 

   Forbered og send budsjettet. Legg til timer for hver type arbeid som trengs for å komme til et total for dem alle. Hvis du bare trenger en type arbeidskraft, kan du kombinere alle prosjekttiden til et enkelt nummer. Hvis det derimot er behov for flere typer arbeidskraft, må budsjettet spesifisere den totale timen som kreves av hver av dem. Det er viktig å ta med alle arbeidsrelaterte kostnader, inkludert skatter og fordeler. I tillegg er det verdt å vurdere eventuell fortjenestemargin som skal belastes.
   • Tenk deg som et eksempel at du er ansatt for å installere et nytt kjøkken i et mellomstort hjem. Prosjektet ble delt inn i trinn, som hver krever rørleggerarbeid, strøm og generelt byggearbeid. Budsjettet skal gjenspeile den totale arbeidstiden for strøm, rørleggerarbeid og anleggsarbeid, i tillegg til kostnadene for hver.

7. 

   Etter hvert som prosjektet skrider frem, må du justere timene for arbeidstiden. Ettersom estimater bare er spekulasjoner, bør du oppdatere dem når prosjektet utvikles. Kunden vil sannsynligvis bli belastet basert på timene som teamet ditt har jobbet, så du bør gi dem oppdaterte timestimater etter hvert som tiden går. Dette er med på å unngå overraskelser når det gjelder tid til å snakke om betaling.
   • Inkluder en "overraskelsesfaktor", med et estimat på økningen som følge av potensielle uforutsette hendelser. Denne verdien avhenger av arbeidets kompleksitet, tilgjengeligheten av arbeidskraft, avhengigheten av eksterne agenter og forholdet mellom en prosess og en annen.
   • De fleste fagpersoner gjør det veldig klart at budsjettet er et estimat, at de faktiske timene kan variere og at kundene vil betale for den totale arbeidstiden etter hvert som prosjektet skrider frem. Imidlertid er det mulig at han vil betale en sum penger basert på estimatet, i stedet for å gjøre det i timevis med arbeid. Vær nøye med ethvert kontraktsspråk som forsterker denne typen ordninger, noe som krever meget nøye estimater fra entreprenørens side.
   • Hvis kunden betaler basert på den totale arbeidstiden, må du huske at budsjettet fungerer som et estimat, og at du ikke skal ta betalt for et beløp som er godt over totalen uten rimelig begrunnelse. Hvis du støter på problemer og vet at verdien vil overstige estimatene, må du holde kunden informert for å unngå misforståelser.
   • Lag en skriftlig kontrakt som definerer eventuelle utgifter til sekundærarbeid. Inkluder også prosessen for å identifisere og godkjenne disse endringene, for eksempel nødvendige godkjenninger og dokumentasjon.

Metode 2 av 2: Definere arbeidstid i kontraktsarbeid

1. 

   Få informasjon fra arbeidstakerne dine. Ha nøyaktige poster for alle ansatte som jobber med prosjektet. De må inneholde lønn og alle nødvendige dokumenter. Hvis du bruker ingeniører, elektrikere, rørleggere eller andre lisensierte arbeidere, er bevis på dine aktive sertifiseringer viktig. Dette er et krav i de fleste prosjekterings- og byggeprosjekter, i offentlige og private arbeider. Det er ditt ansvar å sørge for at alle som jobber på nettstedet er sertifiserte, inkludert avtalte tredjeparter.
   • Du kan også betale folk som ikke var ansatt for å jobbe med prosjektet. Det outsourcede arbeidet for deg, kontraktsparten og budsjettet vil bli levert til kunden med tanke på arbeidskraften. Selv om de ikke er dine ansatte, må du også ha sertifiseringsdataene for dem alle. Som entreprenør er du ansvarlig for at alle entreprenører som jobber med prosjektet er kvalifiserte, med mindre det er spesifisert i kontrakten.
   • Offentlige kontrakter krever ofte tilleggsinformasjon om arbeidsgiver og ansatte, som viser at de overholder lovene. Det kan være nødvendig å registrere data som kjønn, alder eller herkomst, i tillegg til det betalte beløpet, som en garanti for at ingen diskriminering finner sted på arbeidsplassen. Hvis du har en offentlig kontrakt, kan du lese den nøye og følge alle instruksjonene angående ansettelse og registrering for å unngå betalingsvansker.

2. 

   Merk perioden som ansatte har jobbet med. For å levere nøyaktige rapporter, trenger du en pålitelig metode for å registrere antall arbeidstimer av ansatte. Det er mulig å bruke et stoppeklokke eller til og med et timeliste, men disse postene må kontrolleres for å bekrefte nøyaktigheten. Avhengig av kontrakten, kan du bli utsatt for periodiske revisjoner, der det kan kreves bevis for at de registrerte timene er berettigede.
   • En måte å sikre nøyaktig tidtaking er å tildele ledere til hver arbeider eller gruppe arbeidere. På slutten av uken, når hver av dem sender skjemaet sitt, vil veilederen kunne foreta en gjennomgang og signere den, og sørge for at informasjonen i den er sann. Dette unngår å sende kort med arbeidstimer.
   • Du kan også bruke et elektronisk punktsystem for å registrere alles arbeid på prosjektet. Imidlertid må systemet kontrolleres for å forhindre misbruk. Hvis det stilles spørsmålstegn ved timeposten, er det viktig å kunne bevise at dette er tilfelle.
   • Offentlige klienter må samle all denne informasjonen før de betaler entreprenører, siden de bruker skattepenger fra befolkningen til å betale for arbeidet. Det kan forventes et betydelig tilsyn når du rapporterer arbeidstiden i disse situasjonene. Følg nøye alle rapporteringsinstruksjoner som er spesifisert i kontrakten.

3. 

   Send regelmessige betalingsrapporter til kunden. Kontrakten må spesifisere hyppigheten for å sende arbeidstimer til kunden for å motta betaling. Når du sender inn disse rapportene, vil du sannsynligvis levere betalingsdata og dokumenter knyttet til antall arbeidte timer, mens du sammenligner beløpet og faktureringen din med de tidligere innsendte estimatene. Hvis det er betydelig variasjon mellom arbeidstiden og estimatene, må du gi mer detaljerte forklaringer på disse variasjonene til kunden.

4. 

   Bruk postene til å utarbeide fremtidige estimater. På slutten av et prosjekt vil informasjon om arbeidstimer være veldig verdifull, da de gir deg detaljer om hvor lang tid det tar å fullføre spesifikke prosjekter. Du kan bruke disse dataene til å lage timestimater, for eksempel antall timer per kvadratmeter som kreves for å dekke en kvadratmeter gulv eller tid til å vente etter bruk av fersk sement. Bruk disse dataene til å forbedre fremtidige budsjetter og holde virksomheten lønnsom.