Innhold

• Fremgangsmåte

Å skrive invitasjoner kan være en stressende del av planlegging og organisering av et arrangement. Men hvis du bruker litt mer tid på gjestelisten, hvis du velger riktig kommunikasjonsmedium, tilpasser invitasjonene og samler inn svar, kan du sende invitasjoner raskt og enkelt og overvåke den voksende gjestelisten.

Fremgangsmåte

Del 1 av 3: Å lage gjestelisten

1. 

   Lag en grunnleggende liste. En slik liste bør omfatte alle menneskene som ikke kan gå glipp av arrangementet, som den nærmeste familien og deres beste venner. Hvis det er en profesjonell begivenhet, inkluder forretningspartnere på listen. Avgangsfester eller andre akademiske feiringer kan også omfatte foretrukne mentorer og lærere. Bryllup og andre arrangementer med flere verter må ta hensyn til menneskene som er viktige for hver vert.

2. 

   
   
   Inkluder andre venner og slektninger. Når du er ferdig med den grunnleggende listen, kan du sammenligne den med maksimalt antall personer du kan invitere til festen eller arrangementet. På det tidspunktet kan du begynne å legge til andre familiemedlemmer og ikke så nære venner. Hvis du ender opp med færre personer enn det maksimalt tillatte, er det ikke noe problem, men prøv å ikke overskride det antallet.

3. 

   
   
   Tenk på aggregater. Hvis du skal tillate gjester å ta med noen andre til festen, må du ta hensyn til dette tallet når du bestemmer den endelige listen. I tillegg må du inkludere invitasjonsparametrene. Hvis du for eksempel ikke vil inkludere barn i arrangementet, skriv høflig og påminn gjestene om at de ikke skal ta med andre mennesker under en viss alder.
   • Du kan skrive noe sånt som "Mr. João Almeida og hans familie er hjertelig invitert til bryllupsmottaket vårt. Vi ber om at alle gjester er over 18 år ”.

4. 

   
   
   Gjennomgå listen. Det er viktig å ikke utelate noen. Be en venn eller et familiemedlem om å gå gjennom listen sammen med deg og komme med forslag om å legge til eller slette noen. Husk alltid maksimalt antall gjester og unngå å invitere for mange mennesker. Imidlertid, hvis du tror noen gjester ikke vil være i stand til å delta, kan du invitere noen flere personer.
   • Hvis du er bekymret for avbestillinger, kan du prøve å sende en del av invitasjonene tidlig. Send deretter en andre runde med invitasjoner hvis mange ikke kan delta.

Del 2 av 3: Opprette invitasjonene

1. 

   Lag dine egne invitasjoner. Du kan bruke Microsoft Word, Adobe-programmer eller annen designprogramvare. Hvis du har vakker håndskrift, kan du også skrive alt for hånd. Bruk papir av god kvalitet med tekstur på papp eller noe mer interessant.
   • Et annet alternativ er å lage flere lag i invitasjonene. Start med en kortstørrelse og legg til et stykke farget papp litt større enn baksiden. Bruk lim eller dobbeltsidig tape.
   • Hvis du vil tilpasse og spare tid, kan du bruke egendefinerte frimerker.Du kan gjøre et personlig skrap eller bilde om til et stempel og raskt replikere hvert kort til gjestene.

2. 

   Kjøp personlige invitasjoner for å spare tid sammenlignet med DIY. Prisene varierer mye etter stil, papirtype, farge eller sort-hvitt-utskrift og andre variabler, så få en ide om hvordan du vil at invitasjonen skal få et nøyaktig tilbud.
   • Det er flere stasjonere og kontorrekvisita-butikker som skriver ut personlige invitasjoner.
   • Du kan også finne flere nettsteder som gjør denne typen invitasjoner.

3. 

   Lag elektroniske invitasjoner. Hvis gjestene dine er mer moderne eller hvis arrangementet ditt er mindre formelt, har du muligheten til å bruke flere apper for å invitere folk lettere og raskere via e-post eller sosiale medier. De fleste programmer lar deg inkludere dine egne design eller bruke en standard mal for å lette invitasjonen. I tillegg til å øke hastigheten på designopprettingsprosessen, vil du også kunne sende umiddelbart via en digital fil og motta svaret raskere, noe som er en god idé for de som har kortere frist.

4. 

   Skriv noe veldig mottakelig. Ta med anledning, dato, sted og tidspunkt for arrangementet. Det er også viktig å fortelle gjestene om de kan ta med andre mennesker eller ikke. Be også om svar ved hjelp av et vedlagt kort, e-postadresse, applikasjon eller telefon, avhengig av hva du foretrekker. Hold invitasjonen kort og snill, men inkluder høflige forespørsler som: "Vennligst delta" eller "Vi ber om ditt oppmøte" slik at gjestene føler seg velkomne.
   • Skriv for eksempel noe sånt: “Kom på bursdagsfesten min. Arrangementet blir 16. oktober hjemme hos meg. Festen vil være fra kl. 15 til 14.30. Vennligst svar med kortet, e-posten min eller ved å ringe meg ”.
   • Du må også inkludere spesielle instruksjoner for arrangementet ditt eller andre instruksjoner, for eksempel kostyme eller annen relevant informasjon.

5. 

   Bruk riktig nomenklatur for gjesten. Det viktigste er intensjonen, og din er å vise respekt for gjestene, så prøv å huske og ta med disse detaljene. Hvis du inviterer en enslig ugift kvinne, bruk "Miss" eller "Ms.", eller hvis invitasjonen er til en enslig mann, bruk "Mr.". For et ektepar, bruk “Mr.” og “Fru”. Ting kan imidlertid bli mer kompliserte hvis du inviterer venner eller slektninger med spesielle titler, for eksempel "Dr." eller en annen viktig tittel.
   • Hvis du bruker feil nomenklatur i en invitasjon, kan du be om unnskyldning via telefon, personlig eller skriftlig. Dette er en god måte å løse inn på gaffe.

6. 

   Inkluder mottaker og returadresse. Øverst til venstre på konvolutten inkluderer du navn, gate, by, stat og postnummer. Skriv den samme informasjonen som gjesten i sentrum. Du kan også sende kontaktinformasjonen din i invitasjonen eller på svarkortet. Dermed, hvis gjesten mister konvolutten, vil han fortsatt ha tilgang til informasjonen din.

7. 

   Signer høflig. Din siste setning og signatur må velges i henhold til publikum. Hvis du for eksempel inviterer sjefen din, er en høflig "gjennomtenkt" den beste måten å si farvel. Hvis det er for foreldrene dine, skriv "med kjærlighet". Dette er en god mulighet til å gi invitasjonene dine et raskt og enkelt personlig preg.
   • Bruk en innvendig vits for å gjøre invitasjonen mer personlig. For eksempel: “Takk for at du alltid kjøpte meg en drink, Roberto”. Dette er en veldig personlig melding som du kan skrive til en romkamerat på en bryllupsinvitasjon. Men vet at det ikke vil være veldig hensiktsmessig å skrive dette til foreldrene dine.

8. 

   Dekorer invitasjonene. Du kan finne et bredt utvalg av enkle dekorative gjenstander, for eksempel grenser, og mer kompliserte, som vinstokker, roser og gresskar. Hvis du har en venn eller slektning som er kunstner, kan du be dem om å tilpasse invitasjonen din. Dette er også en annen mulighet til å inkludere din personlige stil når du lager. Husk imidlertid at designet må matche stilen til arrangementet. For eksempel kan et hodeskalle og tverrbein være fint for en Halloween-festinvitasjon, men det vil ikke se bra ut på bryllupsinvitasjonen din.

Del 3 av 3: Samle svaret

1. 

   Overvåke svar manuelt. Hvis du har bedt gjestene om å svare med et kort du inkluderte i invitasjonen eller via telefon, kan det være lettere å lage en manuell liste over svar. Det kan være så enkelt som en trykt liste over gjester med visumskilt som indikerer tilstedeværelse eller et "X" som indikerer fravær. Et annet alternativ er å lage et mer avansert overvåkingssystem ved hjelp av et Excel-regneark med totalt antall bekreftelser, ekstra gjester, antall voksne eller barn, type rett og andre forhåndsbestemte faktorer.

2. 

   Bruk et virtuelt system. Hvis du har bestemt at digitale invitasjoner er det beste alternativet for arrangementet ditt, vil du sannsynligvis ha tilgang til et program for respons- og bekreftelsesovervåking. Dette er en av grunnene til at folk velger elektroniske invitasjoner. Men hvis du har sendt tradisjonelle papirinvitasjoner, er det fortsatt mulig å overføre gjestelisten og informasjonen til digitale overvåkingssystemer for å kontrollere prosessen. Det er flere ressurser på internett som er billige eller gratis.

3. 

   Forbered deg på riktig antall gjester. Når du har en god ide om antall gjester som kan delta på arrangementet, må du sørge for at lokalet, buffeen og annen innkvartering imøtekommer behovene til de fremmøtte. Dobbeltsjekk antall måltider du bestilte, maksimalt belegg på stedet og andre faktorer for å gi en god opplevelse for alle tilstedeværende.

4. 

   Send takkekort. Det spiller ingen rolle om du har mottatt gaver fra gjester eller ikke, det er viktig å vise at du er takknemlig for at de har lagt til arrangementet ditt i kalenderen. Bruk en liste med signaturer eller be noen om å holde seg på døren for å overvåke hvem som deltok. Send så takkekort.
   • Kortet kan inneholde en melding så enkel som: "Takk for at du kom til bursdagsfesten min!"
   • Hvis du mottok en gave, må du ta med en spesifikk referanse på kortet som sier noe som: “Tusen takk for at du kom til konfirmasjonen. Jeg ser frem til å bruke settet med penner du ga meg i min fremtidige karriere! "
   • I likhet med invitasjoner kan disse kortene skrives ut digitalt eller tradisjonelt, avhengig av din spesifikke situasjon.