Innhold

• Steps
• Tips

Vedtekten er et ekstremt viktig verktøy, ofte kalt en "bruksanvisning". Av denne grunn er det en juridisk anerkjent ressurs som brukes av organisasjoner og institusjoner for å etablere dens funksjon. Hvis du har ansvaret for å skrive organisasjonens charter, strukturer deg og begynn å lese denne artikkelen.

Steps

Del 1 av 4: Planlegging av vedtekten

1. 

   Forstå hva en lov er for. Dette er dokumentet som inneholder organisasjonens regler, som er viktig for å løse problemer og konflikter. La oss si at du faller ut med en ansatt; Når du leser vedtekten, vil du informere deg om trinnene du kan gjøre for å løse forbilledet. Andre emner i en lov er:
   • Organisasjonens navn;
   • Formålet;
   • Krav til medlemskap;
   • Rettigheter og plikter til ansatte;
   • Rekrutteringsmetoder;
   • Hvordan og når møtene skal holdes.

2. 

   
   
   Velg medlemmene som skal skrive vedtekten. Først av alt, konsulter alle som deltok og bidro til organisasjonens eksistens - velg to eller tre av dem og be dem om å hjelpe deg med å skrive dokumentet.
   • For eksempel, hvis du oppretter en frivillig organisasjon, må du bestemme hvem direktørene vil være og be om ideene deres når de skal utarbeide vedtektene. Å jobbe som et team vil dekke alle perspektiver og sikre at hver regel følges.
   • Vedtektsutvalget skal gjenspeile tverrsnittet av organisasjonen. Det er viktig ikke bare å ha et snitt eller hierarkisk nivå for opprettelsen av dokumentet - konsulter mennesker fra alle operasjoner.

3. 

   
   
   Samle inn informasjon. Forstå organisasjonen før du skriver utkastet til vedtekter; du bør kjenne til ting som målene, de ansatte som må jobbe for å oppnå visse mål og hvordan du kan nå institusjonens endelige mål. Møt med medlemmene og diskuter deres visjon om formålene, samt hvilke stillinger som vil være nødvendige for å nå dem.
   • Organisasjonen må ha andre viktige dokumenter som er kompatible med vedtektene, for eksempel styringspolitikken, sosialkontrakt og andre operative retningslinjer. Få de dokumentene og begynn å tegne.
   • Det er spesielt viktig at antall og beskrivelse av stillinger er det samme i alle dokumenter; møtedagene må alltid være de samme, blant andre detaljer. I tillegg, hvis du har en stilling i en annen enhet, som for eksempel den statlige utdanningsavdelingen, må din status være forenlig med deres forventninger og krav.

4. 

   
   
   Se etter statusmaler. Les dokumentet fra organisasjoner som ligner ditt for å få en ide - dette betyr ikke at du bør kopiere det, men bruk det som grunnlag for å skrive ditt eget dokument.
   • Ring disse organisasjonene og spør om du kan motta en kopi av vedtekten.

5. 

   Snakk med en advokat. Finn en profesjonell som spesialiserer seg i ideelle organisasjoner for å se om du har dekket alle nødvendige aspekter, samt om de er i samsvar med landets lovgivning. Lover angående ideelle organisasjoner og frivillige organisasjoner kan inneholde forbud og begrensninger på fullmaktsstemmer, og du bør være klar over dem før du begynner. Artikler som ikke er i samsvar med lovgivningen, vil bli ansett som ugyldige.
   • Kontakt Brazilian Bar Association (OAB) og be om anbefalinger fra en advokat som er spesialisert på disse områdene.
   • Hvis kostnader er en bekymring, må du se etter en organisasjon pro bono som kan gi juridisk rådgivning. Professionals pro bono de gir ofte støtte til hjemløse og fattige mennesker, men de kan også hjelpe ideelle organisasjoner. Kontakt OAB og finn ut.

6. 

   Skissere statusstrukturen. Dokumentets grunnstruktur skal ha avsnitt, som vil bli kalt seksjoner, med titler som heter artikler. Denne strukturen sikrer at vedtektene stemmer overens med hverandre, i tillegg til at det er mulig å legge til rette for spørsmål som stemmeregler, komiteer og andre spørsmål som påvirker organisasjonsledelsen.

7. 

   Start alle titlene med ordet "Article". Ordet må alltid skrives med store bokstaver og med fet skrift; artikler må nummereres med romertall midt på siden.
   • Den første artikkelen kan for eksempel være “ARTIKKEL I: ORGANISASJON”. Det andre kan være “ARTIKKEL II: FORMÅL”.

8. 

   Nummer hver seksjon som finnes i artiklene. Gi hver seksjon et tydelig tall, og beskriv det kort, ett eller to ord.
   • Du kan for eksempel skrive “Avsnitt 1: Vanlige møter”, etterfulgt av en kort beskrivelse av protokollene som skal vedtas på disse møtene. Deretter kan du skrive “Avsnitt 2: Ekstraordinære møter”, også fulgt av en kort beskrivelse av hvordan de vil bli gjennomført.

9. 

   Bruk enkelt og tydelig språk. Vedtekten er et dokument med juridisk verdi og må høres profesjonelt ut. Når du ser etter maler for å skrive dine egne, kan du se på ordforrådet som ble brukt. Juster tone og bruk forståelige ord.
   • Selv om det er et juridisk dokument, trenger ikke vedtekten skrives i "legal". Foretrekker det daglige språket, lett å forstå.
   • Detaljene skal være for organisasjonspolitikk, og ikke inkludert i vedtektene; den fungerer som en retningslinje for implementering av spesifikke retningslinjer, og bør være fleksibel og lett å forstå hvis den analyseres sammen med mer detaljerte retningslinjer. I vedtekten skal du opprettholde en mer generell tone.

10. 

    Utvikle vedtekten i henhold til organisasjonen din. Mange lovpålagte modeller og instruksjoner er målrettet overfladiske, da dette gjør det lettere å tilpasse dem til virkeligheten i hver organisasjon. Dine må ha spesifikke behov som krever elementer som andre ikke gjør.
    • Skriver vedtekten til en kirke: i dette tilfellet er et avsnitt om menighetens tjeneste inkludert, slik som prestens kvalifikasjoner, hans forhold til menigheten og fjernings- og rekrutteringsprosessene. Et eksempel kan være “Pastoren er den religiøse og åndelige lederen for kirken, et tidligere offisielt styremedlem og alle utvalg, bortsett fra valgkomiteen. Han eller hun nyter prekestolen og ytringsfriheten.
    • Å skrive en selskapsvedtekt: I dette tilfellet kan du ta med seksjoner som tar for seg aksjonærmøter, spørsmål knyttet til organisasjonens handlinger, etc.

Del 2 av 4: Skrive artikler

1. 

   Skriv artikkelen med navnet på organisasjonen. Den skal inneholde en kort uttalelse med navnet som identifiserer institusjonen din, men du kan også ta med plasseringen av hovedkvarteret. Dette er selvfølgelig ikke nødvendig hvis det ikke er noen fysisk adresse (som tilfellet er med online grupper).
   • I denne delen kan du skrive "Organisasjonens navn vil være XYZ Parent and Teacher Organization".

2. 

   Skriv artikkelen som inneholder organisasjonens forslag. Det vil dekke temaer som organisasjonens oppdragserklæring og oversikt. Avgjørelsen mellom å skrive et fancy avsnitt eller to enklere linjer er ditt.
   • Et eksempel på et forslag ville være "Organisasjonen ble grunnlagt med det formål å støtte opplæring og utdanning av barn som studerer på XYZ skole gjennom et permanent forhold mellom skolen, lærere og foreldre."

3. 

   Skissere artikkelen om å bli medlem av organisasjonen. Den skal inneholde flere seksjoner, for eksempel valgbarhet til å være medlem og hvordan det gjøres, om det er månedlige, kvartalsvise, årlige monetære avgifter osv., Klassifisering av medlemmer (mellom aktiv og inaktiv, for eksempel), krav for å opprettholde tittelen på medlem og hvordan du kobler fra institusjonen.
   • Et eksempel på hva som bør tas opp og hvordan det skal beskrives: "Tilslutning oppfordres til alle de som identifiserer seg med organisasjonens verdier og prinsipper, uavhengig av rase, trosbekjennelse, kjønn, seksuell legning, alder, opprinnelse, sosial stilling, fysisk og / eller mental tilstand osv. ”.
   • Fortsett til de neste seksjonene som beskriver anklagene, kravene til vedlikehold av tittelen og hvordan du kobler fra institusjonen.

4. 

   Skriv artikkelen om ansatte. I denne delen vil du ta med seksjoner som dekker alt om ansatte, for eksempel en liste med hvert kontor, plikter og praksis for hvert kontor, hvordan ansatte blir utnevnt og valgt, hvor lenge de kan betjene organisasjonen og hvordan høytider er organisert.
   • Skriv for eksempel i den første delen "Organisasjonens ansatte er dens president, visepresident, sekretær, kasserer og tre direktører". Fortsett med de andre relevante seksjonene, nemlig inkludering av ansatte, plikter til ansikt en osv.

5. 

   Skriv artikkelen om møtene. Den skal dekke flere seksjoner om hvordan møtene skal holdes, deres hyppighet (ukentlig, bimonthly, årlig, etc.), hvor de vil finne sted og hvordan stemmesystemet vil fungere.
   • I tillegg til denne informasjonen, må denne artikkelen inneholde antallet som er nødvendig for å oppfylle beslutningsdyktig, eller minimum antall medlemmer på møtet for å stemme for de foreslåtte handlingene. La oss si at organisasjonen din har ni medlemmer i styret; det kan fastslås at det må være minst seks styremedlemmer til stede for at aksjene skal bli foreslått og stemt over, og vedtektene krever at to tredjedeler av styremedlemmene skal ha et beslutningsdyktighet. Dette vil bety at minst seks medlemmer må være til stede for at beslutninger skal kunne treffes. Kontakt din statlige regjering for å finne ut hvilke regler som skal følges.
   • Du kan for eksempel skrive "Organisasjonens faste møter skal holdes den første tirsdagen i hver måned." Fortsett med de andre delene av denne artikkelen.

6. 

   Skriv utvalgets artikkel. Disse vil være spesifikke for organisasjonen din, men kan omfatte frivillighetsutvalget, innsamlingsutvalget osv. Beskriv kort hvert utvalg, og fortsett med den delen, snakk om hvordan komiteene kan dannes, hvis de velges av styret, etc.
   • Skriv for eksempel: "Organisasjonen vil bestå av følgende utvalg" og fortsette med en liste over dem og en kort beskrivelse av hvert utvalg som er opprettet.

7. 

   Skisse finansartikkelen. Du må spesifisere når budsjettene skal gjøres, hvem som skal være ansvarlig for å opprettholde de økonomiske dokumentene (vanligvis kasserer), hvordan utgiftene skal godkjennes og hva som vil skje med de innsamlede midlene hvis organisasjonen blir oppløst.
   • Her er et eksempel: "Budsjetter vil bli gjort i begynnelsen av det følgende regnskapsåret og må godkjennes med flertall i styret."
   • Overfør deretter kasserer eller annen ansatt økonomisk ansvar, for eksempel å føre journaler og dokumenter: "Kassereren vil være ansvarlig for å holde regnskapet i orden, skrive ned ting som utbetalinger, kreditter og kontantinnstrømning, i tillegg til bankinformasjon om institusjonen" .

8. 

   Skriv Conduct of Book for Deliberative Meetings. Det er en håndbok med retningslinjer som guider organisasjonens organisasjonsprosesser. Tanken er å ha en retningslinje for hvordan man gjennomfører møter slik at alle deltakende stemmer blir hørt og vurdert; et godt basedokument er Book of Good Practices for Aksjonærmøter, fra IBGC - Brazilian Institute of Corporate Governance.
   • Dette dokumentet angir også kildene som styrer organisasjonens vedtekter og driftsprosedyrer.
   • For eksempel: "Møter bør være basert på IBGCs bok om god praksis for aksjonærmøter, bortsett fra i tilfeller av konflikt mellom manualen og institusjonens vedtekter."

9. 

   Ta med endringsartikkelen og andre bestemmelser. Vedtekten sikter mot samhold og nytteverdi med forskjellige typer situasjoner som kan oppstå, men det er praktisk talt umulig å forutsi noen forekomster. For disse tilfellene anbefales det å inkludere andre bestemmelser i et forsøk på å indikere at institusjonen din er fleksibel og åpen for endring.
   • Ikke gjør det vanskelig å inkludere ekstra bestemmelser i vedtektene. Foretrekker å ta i bruk en passende prosess for organisasjonens kultur og politikk. En egen seksjon eller artikkel som omtaler regnskapsåret kan også være inkludert.
   • Her er et eksempel: "Denne vedtekten kan endres eller erstattes på ethvert møte med 2/3 oppmøte og stemmer. De foreslåtte og voterte endringene må inngå i protokollen fra møtet."

10. 

    Skriv interessekonfliktartikkelen. Organisasjonen din må beskytte seg mot personlige eller økonomiske interessekonflikter fra styremedlemmene og også for de ansatte, og må diktere hva som vil skje i disse tilfellene.
    • For eksempel: "Hver gang en ansatt eller direktør har personlige eller økonomiske interesser i forhold til noen saker i organisasjonen, bør han henvende seg til styret og a) Rapporter innholdet i interessen hans i sin helhet, og b) trekke seg fra diskusjonen, møte og stemme i saken. Enhver og alle transaksjoner eller avstemninger som involverer en potensiell interessekonflikt, må bare godkjennes av konsensus av et flertall av medlemmene som ikke deltar i konflikten, og bestemmer at avgjørelsen er i strenge interesse for organisasjonen som helhet. Uttalelsen som følger av avstemningen om emnet, må være behørig nedtegnet i protokollen fra møtet, inkludert mulige stemmer imot, avholdsforhold og overveielser som resulterer i godkjenningen.

11. 

    Ta med oppløsningsbestemmelsen. Brasiliansk lov fastsetter regler for oppløsning av et selskap hvis det oppstår. Dette er den beste løsningen for interne avdelinger av styret, da det vil beskytte organisasjonens interesser.
    • Her er et eksempel: "Oppløsningen av selskapet vil skje med 2/3 av stemmene til styret og ansatte til stede på møtet, og bør skje etter to ukers varsel."
    • Se etter mer informasjon om brasiliansk lovgivning i forhold til oppløsningen av samfunnet for å lære mer.

Del 3 av 4: Fullføre vedtekten

1. 

   Sett sammen et dokument med alle artiklene som er opprettet. Formater dokumentet på en organisert og kortfattet måte; bruk en formell skrift og størrelse (for eksempel Times New Roman 12) for å gjøre det lettere å lese og gjøre teksten mer formell. Ta med en tittelside med navnet på organisasjonen, datoen for den siste revisjonen og datoen da reglene trer i kraft.

2. 

   Be en advokat om å lese vedtektene dine. Vedtekten tar sikte på å informere prosedyrene som styrer organisasjonen, gjennomføringen av møter, valg av styremedlemmer, opprettelse av utvalg, etc. Alt dette bør være basert på føderale lover, som indikerer hva som bør gjøres først, hvor mange som trenger å stemme for å vurdere konsensus, hvem som kan stemme ved fullmektig, blant andre spørsmål. En lisensiert advokat som spesialiserer seg i emnet kan hjelpe deg med å utarbeide regler og prosedyrer.
   • Ta kontakt med den brasilianske advokatforeningen - OAB og be om henvisninger fra en profesjonell i din region. Et annet alternativ er å gjøre et søk på internett.

3. 

   Hold et møte for å vedta vedtektene. Det må aksepteres av hele organisasjonen før den er offisielt vedtatt og direktøren må være autoritet til å sanksjonere den.
   • På slutten av vedtekten, ta med en setning som sier at opprettelsen og vedtakelsen av dokumentet og datoen det skal skje. Organisasjonens sekretær må også signere det.

4. 

   Registrer statusen i en notarius. Institusjonen må være registrert hos notarius og vedtekten må også være registrert. Finn ut om dokumentene som er nødvendige for å registrere dem, og gå til Sivilregisterkontoret for juridiske personer.
   • Senere må du gå til skattemyndighetene for å få tak i CNPJ.

Del 4 av 4: Arkivering og anvendelse av vedtektene

1. 

   La dokumentet ligge på et tilgjengelig sted i organisasjonen. Legg den i en fil med vedtaksartikler, møtereferater, lister over navn og adresser til direktørene og andre høytstående medlemmer av institusjonen, i tillegg til registreringsfilene til medlemmene, etc.
   • Vedtekten må være tilgjengelig for medlemmene. Gjør en kopi tilgjengelig innen rekkevidde fra kontoret og også på organisasjonens nettsted. Å forlate offentlig status er ikke obligatorisk, men dette vil garantert gi institusjonen et bilde av åpenhet og egnethet.

2. 

   Ta vedtektene til alle møter med medlemmer og direktører. Å ha det på hånden vil være veldig nyttig for møter; konsultere det når det er avstemning om beslutninger fra styret og annen relevant virksomhet, nevnt i vedtektene. Dermed vil møter være produktive og jevne, og medlemmene vil vite at de er godt representert, at deres meninger vil bli hørt og tatt i betraktning.

3. 

   Les og oppdater alltid vedtekten. Når institusjonen vokser og utvikler seg, må vedtekten også endres i henhold til hver endring. Hemmeligheten her er å skrive den slik at den er tilpasningsdyktig helt fra starten. Når du for eksempel skriver antall personer i styret, gjør du det innenfor en margin i stedet for å etablere et fast tall. Deretter kan du inkludere mindre endringer, revidere vedtektene og gjøre mer betydningsfulle endringer.
   • Det er mulig å gjøre mindre endringer, for eksempel opprettelse av et nytt utvalg.
   • Før du gjør endringer i vedtektene, må du avtale et møte med de andre medlemmene i organisasjonen. Informer alle om at du vil diskutere og revidere noen punkter, og la dem gi sine meninger.
   • Revisjoner kan også (og bør) gjøres av visse underutvalg; en kan være ansvarlig for å skrive dem, en annen ville se etter uoverensstemmelser i innholdet og en tredje ville ha ansvaret for korrekturlesing av grammatikk og stavemåte. Vis deretter de endelige endringene til medlemmene og ring til avstemningen.

Tips

• Det er vedtekter av alle typer og størrelser, knapt en vil være den samme. Konsulter flere modeller for å få ideer, hovedsakelig fra organisasjoner med samme formål som dine.
• Ta kontakt med andre organisasjoner for å lære om prosessen med å utarbeide og forbedre sine respektive vedtekter.
• Valg et spesifikt underutvalg for å gjennomgå konsistensen i dokumentet. De som er ansvarlige for å skrive det kan savne noen feil, men dette er normalt for øynene som skapte teksten. Å ha et eget team for å sjekke status vil bidra til å gjøre deg sammenhengende og konsekvent.