Innhold

• Fremgangsmåte
• Tips

Sammendraget er den viktigste delen av et forretningsdokument. Det er den første (og eneste, noen ganger) tingen andre vil lese og den siste som blir skrevet. Det er en kort oppsummering av dokumentet, gitt slik at travle mennesker vil finne ut hvor mye de skal lese og hvilke handlinger som trengs.

Fremgangsmåte

Metode 1 av 2: Tenker på det grunnleggende

1. 

   Forstå at et sammendrag er et kort sammendrag av et forretningsdokument. "Kort" og "sammendrag" er viktige ord her. Sammendraget vil ikke være fullt forståelig og erstatter ikke originaldokumentet. Et sammendrag bør ikke være lenger enn 10% av originaldokumentet. Sats på alt mellom 5% og 10%.
   • Et sammendrag er forskjellig fra et ordinært sammendrag. Felles sammendrag gir veiledning og får leseren til å forutsi dokumentet. Sammendraget ser mer ut som et sammendrag. Normale abstrakter skrives ofte for akademiske formål, mens sammendrag av sammendrag brukes for virksomhet.

2. 

   
   
   Husk å følge visse stilistiske og strukturelle indikasjoner. De fleste autoritative kilder som skriver sammendrag er enige om at visse stilistiske og strukturelle ordrer må brukes. Det kan sies at:
   • Avsnitt må være korte og konsise.
   • Sammendrag skal være fornuftig selv om du ikke har lest den opprinnelige rapporten.
   • Sammendrag skal skrives på et språk som passer for målgruppen.

3. 

   
   
   Definer problemet. Et sammendrag må definere et problem tydelig, uavhengig av om det er lager- og råvarestyring eller internasjonale markedsføringskampanjer. Spesielt lederesammendrag må klart definere problemer fordi de er basert på dokumenter som normalt vil bli lest av tekniske eksperter med lite kunnskap om konseptuelle spørsmål. Problemet må defineres i klare og forståelige termer.

4. 

   
   
   Gi en løsning. Et problem trenger alltid en løsning. For å generere en uttalelse om formål (og for å underbygge påstandene dine), vil det være nødvendig å komme med en løsning som effektivt angriper problemet. Et dårlig definert problem vil gjøre løsningen din meningsløs.

5. 

   Bruk grafikk, raske setninger og titler hvis de gjør det lettere å lese dokumentet. Et sammendrag er ikke et essay; det trenger ikke lange tekstblokker. Det er greit å bruke dem hvis de forbedre forståelsen eller gjør det en mer smidig lesning:
   • Grafikk. Et godt plassert diagram som illustrerer den nøyaktige arten av kundens problem, kan få sammendraget rett til poenget. Å stimulere synssansen er like effektiv som å stimulere leserens analytiske sans.
   • Raske setninger. Lange lister med informasjon kan oppsummeres i raske, mer fordøyelige setninger.
   • Titler. Organiser temaene for det abstrakte, om nødvendig, med titler. Dette vil hjelpe leseren når han dykker ned i sammendraget.

6. 

   Fortsett å skrive gratis og uten sjargong. Sjargong er forståelsens fiende. Problemet er at det er veldig populært i næringslivet. Ord som "grensesnitt", "høyde", "atomkompetanse" og "opptaksplattform" bør unngås. De sletter den virkelige betydningen av handlingene og kan gjøre sammendraget uklart og uspesifisert.

Metode 2 av 2: Få detaljene riktig

1. 

   Start med originaldokumentet. Siden sammendraget er sammendraget av et annet dokument, må du bli veldig kjent med originalteksten for å kondensere den til en informativ og håndterbar kilde. Uansett om originalen er en annen rapport, forretningsplan, forslag, manual eller annet dokument, kan du gå gjennom den og se etter hovedideene dine.

2. 

   Skriv en kort oppsummering. Hva er forslaget til selskapet som ba om dokumentet, eller selve dokumentet? Hva er poenget?
   • Eksempel: ”Women WorldWide er en ideell organisasjon som søker å koble alle kvinner i verden til effektivt å bekjempe vold i hjemmet, og tilbyr et støttenettverk for de som lider av slik vold. Selv om basen for virksomheten er lokalisert i Alberta, Canada, betjener Women WorldWide kvinner fra 170 land over hele verden. ”

3. 

   Få ditt "fotavtrykk" til å skinne. Denne delen er trolig den viktigste delen av sammendraget. I to eller tre avsnitt, fortell leseren hvorfor virksomheten din er spesiell. Hvorfor fortjener han leserens sponsing, forretning eller partnerskap?
   • Kanskje du har Neymar som kunde, og han berømmet produktet ditt gratis på Twitter. Du kan ha signert en avtale med Google. Kanskje du har vunnet et patent, eller kanskje du nettopp har gjort ditt første salg.
   • Noen ganger er en enkel situasjon eller et vitnesbyrd nok. Hemmeligheten er å fange publikums oppmerksomhet, få virksomheten til å virke respektabel og oppmuntre leseren til å lese resten av dokumentet.

4. 

   Definer det store problemet. Den første virkelige ingrediensen i et sammendrag er diskusjonen om et problem. Forklar derfor hvilke problemer som blir løst av produktene / tjenestene dine. Definere veldig tydelig ditt problem. Et dårlig definert spørsmål vil ikke virke overbevisende, og det vil ikke få løsningen din til å virke så innflytelsesrik som den kunne være.
   • Eksempel: ”Recife er forbannet av trafikk. Byen har en av de verste trafikkene i landet. Dette er ikke bare irriterende. Røyk og forurensning forårsaket av trafikkork reduserer arbeidstakernes produktivitet, øker astmahastigheten og skaper sakte et helseproblem. ”

5. 

   Lever din unike løsning. Problemet er den enkle delen. Nå må du overbevise leseren om at det er en unik løsning på problemet. Arbeidet ditt vil lykkes hvis du kan forene de to ingrediensene.
   • Eksempel: "Innotech har laget et innovativt trafikkontrollsystem som sparer sjåføren i flere minutter ved å installere "smarte trafikklys" som leser antall biler på et bestemt sted og dirigerer trafikk i henhold til tallene. Førere trenger ikke lenger å vente med rødt lys mens det grønne lyset blinker for alle biler. ”

6. 

   Snakk om markedspotensialet. Regn ut det store problemet når du gir informasjon til din bransje. Vær forsiktig så du ikke later til å ha et større marked enn det virkelige! Faktum er at medisinsk utstyrsindustri tjener 100 milliarder dollar årlig, betyr ikke noe hvis medisinsk utstyr bare betjener et lite segment av bransjen. Skape realistisk markedspotensial.

7. 

   Innlemme ditt unike salgsforslag. Det er her du designer din unike løsning. Hvorfor er produktet ditt bedre enn konkurrentens produkt / tjeneste? Kanskje helsetjenesten din vil sende leger til pasientens hjem i stedet for praktikanter, eller kanskje de vil arrangere forhåndsbestemte besøk slik at pasienten ikke trenger å skynde seg fremover. Forklar hvorfor du er spesiell.
   • Eksempel: ”Intellilight har den ekstra fordelen av å kunne oppdage øyeblikk når ingen er hjemme. Når lyset er igjen i et tomt rom, slår systemet automatisk av belysningen og slår den på igjen når det oppdager bevegelse i rommet. Dette sparer forbrukerens penger og bruker mindre energi. ”

8. 

   Snakk om forretningsmodellen din, om nødvendig. Noen sammenfatninger trenger ikke en forretningsmodell. (Ideelle tjenester har neppe en forretningsplan.) Hvis du har behov for det, må forretningsmodellen være tydelig og enkel å følge. I hovedsak vil du svare på spørsmålet: "Hvordan skal du få folk til å ta penger ut av lommeboken og levere dem til din tjeneste?" Hold modellen enkel, spesielt i sammendraget. Du trenger bare et raskt sammendrag.

9. 

   Diskuter administrasjonsteamet ditt når det er nødvendig. Avhengig av hvilken type bransje du har, kan dette være en av de viktigste delene av sammendraget. Investorene eller bankfolkene dine vil stole på teamet, ikke ideen. Det er lett å komme med ideer, men å gjennomføre dem er bare mulig med et sterkt team. Vis raskt hvorfor teamet ditt har erfaring og kunnskap til å utføre forretningsplanen.

10. 

    Gi økonomiske anslag for å støtte teoriene dine. Basert på ting som marked, forretningsmodell og historisk ytelse, vil det være nødvendig å utvikle en gradvis økonomisk prognose. Formålet med projeksjonen er å demonstrere din kompetanse og evne til å konstruere økonomiske fremskrivninger i henhold til en åpenbar rekke antagelser.
    • Hvis planen din er for en gruppe investorer, ikke bruk tiden din på denne delen, da de vet at du ikke aner hvor mye penger som kan genereres. Investorer vil vanligvis ikke ta avgjørelsen i henhold til økonomiske anslag. De vil i hovedsak lage sine egne anslag.

11. 

    Avlaste forespørsler. Nå er det på tide å be om en investering eller et lån, avhengig av formålet med sammendraget. Du må si igjen hvorfor selskapet ditt har verdi. Påminn leseren om det store problemet som du løser, og minne dem om markedspotensialet. Til slutt, legg igjen vekt på teamet ditt og deres evne til å få jobben gjort. Be om hvor mye penger du trenger for å få bedriften til å ta neste skritt. Ikke krang om egenkapitalen du vil slippe eller renten som skal betales. Slike forhold vil bli behandlet under ansikt til ansikt-forhandlinger.

12. 

    Les sammendraget på nytt. Les det nøye når du skriver det grunnleggende. Du bør gjennomgå sammendraget veldig nøye. Når du leser på nytt, bør du vurdere publikum for dokumentet. Forsikre deg om at nye referanser er forklart på et språk som vil være tydelig for nykommere i faget. Skriv om nødvendig teksten.
    • Få et par friske øyne til å lese sammendraget, og vær spesielt oppmerksom på:
      
      • Klarhet. Er ordene og ideene klare? Er det uforståelig sjargong i teksten?
      • Feil. Grammatikk, tegnsetting og stavemåte bør revideres. Å be noen sjekke tall og statistikk kan også være ideelt.
      • Styrke. Har ideene en god tone? Når forsvinner tonen?
      • Sammenheng. Hvilke deler passer? Og hvilke passer ikke?

Tips

• Sammendrag kan variere avhengig av lengden på dokumentet, men de bør alltid være relativt korte. Målet ditt er å samle så mye informasjon som mulig med minimum lesetid. Hvis du inkluderer detaljer i sammendraget, setter du den viktigste delen, som konklusjoner og anbefalinger, først.
• Prøv å bruke malene som er tilgjengelige i tekstbehandlingsprogrammer for å komme godt i gang.
• Jo opptatt lederen er, jo mindre vil han lese verket. Skriv i henhold til leseren.
• Disse samme fire områdene kan brukes til sammendrag fra ulike forretningssammenhenger.