Innhold

• Fremgangsmåte
• Tips
• Advarsler

Du har nettopp blitt valgt eller utnevnt til sekretær for komiteen du tilhører. Gratulerer! Vet du hvordan du skal registrere, forberede og presentere referater? Det spiller ingen rolle om du følger lovgivningsbibelen Oppdaterte Robert Order Rules eller å skrive referater i mindre formelle omgivelser, her er de viktige metodene å følge.

Fremgangsmåte

Del 1 av 4: Forberedelse

1. 

   Kjenn organisasjonens møteregler. Hvis det forventes at sekretæren lager formelle referater, kan du spørre om gruppen følger Roberts ordensregler eller annen offisiell guide. I mer uformelle innstillinger kan du spørre hva som skal inkluderes i referatet, eller hvordan de skal brukes.
   • Du trenger ikke å gjøre deg kjent med de fullstendige oppdaterte ordrereglene, men å skaffe en kopi eller låne en kan være nyttig for å svare på spesifikke spørsmål.
   • Kjenn din rolle også. Noen protokollsekretærer deltar ikke i møtet, mens andre tar referater og bidrar til diskusjonen. Uansett hva saken er, bør ikke sekretæren være noen med en annen viktig rolle, som fasilitator eller president.

2. 

   
   
   Forbered en modell først. Protokollene fra hvert møte gjentar litt informasjon, slik at en mal vil skape et konsistent format for enkel referanse. Ta i det minste plass til følgende informasjon:
   • Organisasjonens navn.
   • Møtetypen: er det et vanlig, ukentlig eller årlig møte, et mindre komitemøte eller et spesielt formålsmøte?
   • Dato, tid og sted. La det være plass til start- og sluttidene (planlagt og utsatt).
   • Navn på møteleder og leder og sekretær (eller vikarer).
   • Liste over "gaver" og "fraværende". Merk om det er et quorum (nok folk til å stemme).
   • Et rom for signaturen din. Som den som er ansvarlig for referatet, vil du alltid signere arbeidet ditt, og en ekstra signatur kan være nødvendig etter godkjenning av referatet, avhengig av organisasjonens policy.
   • En agenda, hvis en blir gitt. Hvis møteleder eller tilrettelegger ikke har bedt deg om å lage en dagsorden, bør han ha en tilgjengelig som kan hjelpe deg med å organisere notatene dine om møtet.

3. 

   
   
   Ta en notatbok eller notatbok med deg. Velg noe du er komfortabel med. Hvis du skal skrive minutter ofte, setter du av en notatbok for det formålet eller oppretter en mappe på datamaskinen.
   • Hvis du har tatt referat på et tidligere møte og de ennå ikke er sendt inn for godkjenning, kan du også ta dem med deg.
   • Selv om en opptaker kan hjelpe deg med å transkribere minuttene senere, er det ikke en erstatning for notater. Hvis du skal spille inn møtet, se om alle tilstedeværende er enige, og ikke gi etter for fristelsen til å omskrive det ord for ord.
   • Å lære stenografi vil øke hastigheten på noteringsprosessen, men det er ikke nødvendig å kunne skrive ned hvert ord for å produsere minutter. Du bør faktisk unngå å gjøre det.
   • Hvis du blir bedt om å ta notater offentlig under møtet, kan du bruke en projektor eller et presentasjons staffeli og ta notatene hjem etterpå uten å gjøre dem uskarpe, slik at du kan bruke dem til å legge inn referatet.

Del 2 av 4: Ta notater om møtet

1. 

   
   
   Del ut en fremmøteliste. Når alle er til stede, distribuer et papir (eller mer, for større møter) med plass for hver person til å skrive navn og kontaktinformasjon. Du kan bruke denne listen etter møtet til å fylle ut gaveavdelingen til modellen din eller legge ved selve listen til hele referatet.
   • Hvis du ikke kjenner mange av de fremmøtte, tegner du en tabell over steder og fyller den ut mens du ber hver enkelt presentere seg. Hold det praktisk når du lager et notat, slik at du kan kalle folk ved navn når det passer, som det vil bli diskutert nedenfor.

2. 

   Fyll ut så mye av malen du kan. Mens du venter på at møtet skal starte, skriv ned navnet på organisasjonen, datoen og stedet for møtet og typen (f.eks. Ukentlig, spesialkomiteemøte osv.). Når den starter, registrerer du starttiden.
   • Hvis du ikke har en mal, registrerer du denne informasjonen øverst i notatene dine.
   • Hvis møtet ble innkalt til et spesielt formål eller på et spesielt tidspunkt, må du lagre notatet som ble sendt for å varsle medlemmene og legge det til protokollen etter transkribering.

3. 

   Skriv ned resultatet av første bevegelse. De fleste formelle møter vil begynne med et forslag om å vedta en agenda, så dette trinnet vil bruke denne prosedyren som et eksempel. Hvis møtet starter med en annen bevegelse, skriv ned all informasjon som er relevant for det:
   • Bevegelsen blir vanligvis stavet og begynner med "Jeg foreslår". Vanligvis "foreslår jeg adopsjon av denne agendaen".
   • Navnet på forslagsstiller (personen som foreslo forslaget).
   • Resultatet av avstemningen. Hvis det er positivt, skriv "bevegelse akseptert". Ellers skriv "bevegelse avvist".
   • Du kan be om at lengre bevegelser sendes skriftlig hvis du ikke klarer å skrive dem ordentlig ned. Hvis dette problemet er hyppig, kan du spørre mellom møtene om denne politikken kan bli offisiell for bevegelser med mer enn et visst antall ord.
   • Hvis du har utarbeidet dagsordenen, kan du være talsmann for forslaget og referatens sekretær. Det er ikke noe problem å registrere dine egne handlinger, så lenge du er objektiv.

4. 

   Skriv ned eventuelle andre bevegelser som dukker opp under møtet. Lytt nøye til alle diskusjoner, men med mindre annet er angitt, må du ikke spille dem inn. Når en ny bevegelse kommer, skriv ned relevant informasjon.
   • Husk at hver bevegelse må inneholde de nøyaktige ordene, navnet på forslagsstiller og resultatet av avstemningen.
   • Noen bevegelser må støttes før du fortsetter å stemme. Hvis noen sier "Jeg støtter bevegelsen" eller noe lignende, skriv ned navnet på personen som en tilhenger.
   • Hvis du ikke vet navnet på forslagsstiller eller trenger at bevegelsen skal gjentas, kan du avbryte møtet høflig for å spørre. Å skrive ned informasjonen riktig er viktig nok til å garantere et lite avbrudd.
   • Hvis et forslag mottar en endring, er det bare å endre ordene i bevegelsen i notatene dine. Det er ikke nødvendig å merke seg at en endring har skjedd, med mindre den er kontroversiell og fremkaller mye diskusjon.

5. 

   Lytt til rapportene og få kopier av dem. Når en rapport, nyheter eller lignende blir lest opp, noter navnet på dokumentet og hvem som leser det eller underkomiteen som utarbeidet det. Hvis en bevegelse følger lesingen, registrerer du den som du ville gjort.
   • Det er mer praktisk å få tak i en kopi på slutten av møtet. Skriv et notat for å be leseren eller møtelederen om en kopi senere, og legg kopien til det transkriberte referatet.
   • Hvis ingen eksemplarer er tilgjengelig, må du merke deg hvor originaldokumentet oppbevares. Du må kanskje be om denne informasjonen etter møtet.
   • Hvis et medlem lager en muntlig rapport i stedet for å lese et dokument, kan du skrive en kort og objektiv oppsummering av rapporten uten å gå i detalj eller sitere høyttaleren bokstavelig.

6. 

   Ta opp handlingene som er tatt eller flagget. Dette inkluderer å sjekke oppgavene som ble tildelt på forrige møte og nye handlinger. Ble det noen for å skrive et brev? Skriv ned personens navn og instruksjoner.
   • Avhengig av formaliteten til møtet, kan mange av disse handlingene falle inn under klassifiseringen av "bevegelser". På mindre formelle møter kan det være nødvendig å holde ørene åpne for mindre tydelige organiserte beslutninger.
   • Nevn kort begrunnelsen bak en beslutning, hvis en blir gitt.

7. 

   Registrer alle ordenspunkter og avgjørelser. Når det gjøres innvendinger mot en prosedyre, skriv ned den fullstendige innsigelsen og dens grunnlag, samt hele beslutningen tatt av presidenten.
   • Inkluder eventuelle henvisninger til Roberts ordensregler, organisasjonspolitikk eller firmaprotokoll.

8. 

   Skriv bare opp sammendrag av diskusjoner hvis du blir bedt om det. Offisielt registrerer referatene det som var ferdig, ikke hva som var saImidlertid oppfylle spesifikke forespørsler som organisasjonen gjør til deg.
   • Vær så objektiv som mulig når du tar opp diskusjoner. Inkluder spesifikke punkter, ikke meninger, og minimer bruken av adjektiver og adverb. Målet ditt er å skrive på en tørr, saklig og kjedelig måte!
   • Ikke gi navn til folk under sammendraget av diskusjonen. Det er spesielt viktig å ikke gjøre dette i heftige diskusjoner som kan støte deg.

9. 

   Knyt endene på slutten av møtet. Skriv ned tidspunktet det endte, og husk å få kopier av rapporter, eller minne noen om å sende dem til deg.
   • Ta en titt på notatene dine for å se om noe mangler eller trenger avklaring. Hvis du trenger å spørre noen om noe, gjør det før personen drar.

Del 3 av 4: Transkribering av referatet

1. 

   Begynn denne prosessen så snart du kan. Det er best å transkribere de offisielle referatene rett etter møtet, når begivenhetene fremdeles vil være friske i tankene dine.

2. 

   Bruk en datamaskin til å skrive notater til møtet. Du har kanskje allerede gjort dette hvis du brukte en notatbok. Lagre notatene dine og start et nytt dokument i minuttene, slik at du kan sammenligne de to tingene side om side.

3. 

   Formater notatene dine i organiserte avsnitt. Hver nye bevegelse, beslutning eller ordning må være i sitt eget avsnitt. Når du formaterer dem, må du sørge for at:
   • Du brukte riktig stavemåte og grammatikk. Bruk en stavekontroll hvis du trenger det.
   • Han brukte samme tid i hele teksten. Bruk den perfekte fortid eller nåtid, men ikke veksl dem i samme dokument.
   • Det var så objektivt som mulig. Din mening bør ikke vises i referatene, ettersom du ønsker å lage en objektiv post som alle kan bruke.
   • Han brukte enkelt og nøyaktig språk. Ethvert vagt språk må erstattes med presise ord, og de pyntede beskrivelsene må fjernes.
   • Den inkluderte bare de tiltakene som ble tatt, ikke diskusjonene. Med mindre du blir bedt om å skrive ned diskusjonene, fokuser på det som var ferdig, ikke hva som var sa.
   • Han nummererte sidene for enkel referanse.

4. 

   Distribuer et utkast til referatet til medlemmene. Send en kopi til hver enkelt ved hjelp av kontaktinformasjonen på oppmøtearket. Hvis du ikke har denne informasjonen, bør møtelederen kunne kontakte deg.

5. 

   Innhent godkjenning av referatet. Du kan bli bedt om å lese den høyt på neste møte og sende den til godkjenning. Hvis bevegelsen blir vedtatt, skriv den ned.
   • Hvis referatet blir rettet før det blir akseptert, gjør du endringer i dokumentet og angir på slutten at protokollen ble rettet uten å beskrive de spesifikke rettelsene.
   • Hvis det fremmes et forslag for å korrigere protokollen etter at de er godkjent, inkluder de nøyaktige ordene i denne bevegelsen i de aktuelle referatene og om den er godkjent eller ikke.

Del 4 av 4: Bruke en mal med møtereferater

1. 

   Gå til et nettsted for møtemal. Disse ferdige malene vil spare tid for å organisere minutter og forhindre feil.

2. 

   Bruk tid på å se på hvert nettsted. Bruk søkefunksjonene deres og gå gjennom alternativene for å finne den beste for deg.
   • Hvis du trenger en bestemt modell, for eksempel generell eller standard, kan du søke på nettstedene etter dine spesifikke behov og laste ned modellene ved å klikke på de aktuelle knappene. Lagre dem på et lett å finne sted, slik at du ikke mister dem.

3. 

   Åpne filen. Når du har lastet den ned, pakker du den ut og åpner den i Microsoft Word eller Excel. For å forbedre kvaliteten og brukervennligheten, bruk den nyeste versjonen av Microsoft Word, ettersom å holde den oppdatert vil gjøre ting enklere og tillate deg å dra nytte av nye funksjoner.

4. 

   Legg til firmalogoen og copyright i overskriften. Slett prøvelogoen, men ikke uten å først lese bruksvilkårene du fikk modellen fra. Det er tross alt ikke behov for juridiske problemer, ikke sant?

5. 

   Endre tittelen. I tittelområdet markerer du ordene "Møte / gruppe" og skriver tittelen på referatene dine.

6. 

   Endre temaet (valgfritt). For å gjøre minuttsmodellen vakrere og mer profesjonell, bør du vurdere å endre fargene eller velge et ferdig tema. Det er enkelt: Finn "Sideoppsett" -fanen og følg den til delen "Farger og temaer". Der kan du tilpasse utseendet til modellen din og til og med få den til å matche fargene på firmalogoen din.

7. 

   Navngi delene av malen. Det skal være flere feltnavn i hele modellen. Du trenger kanskje mer eller mindre, eller du liker fortsatt ikke hvordan seksjonene heter. Tilpass dem for å møte møtebehovene dine.

8. 

   Lagre malen i notatboken, slik at du kan ta den med til møter og begynne å lage minutter. Hvis du fortsetter å bruke Microsoft Office, vil ting være raskt og enkelt, og du kan følge møtet enda mer organisert og mer nøyaktig enn før. Alternativt kan du skrive ut malen din for å skrive den ned for hånd, men beholde høyden på feltene slik at du kan legge inn så mye informasjon du trenger.

9. 

   Gjennomgå modellen din. Gratulerer! Malenes protokollmal er fullført.Produktiviteten og nøyaktigheten din under møtene forventes å øke eksponentielt, nå som du har en modell for å veilede deg og organisere tankene dine. Som med alle prosjekter, gå gjennom detaljene for å se om noe mangler eller er forvirrende. Når du er sikker på at alt er i orden, vil du være ferdig med modellen og være klar for de neste møtene.

Tips

• Skriv inn referatet rett etter at møtene er over, da det er best å holde dem mens hendelsene fremdeles er friske i tankene. Det er også viktig for deltakerne å skaffe seg en kopi av handlingene de trenger å ta så snart som mulig etter at møtet er over.
• Sitt så nært du kan møtelederen, slik at du kan høre alt og be om avklaring uten å måtte heve stemmen.
• Oppbevar referatene på et trygt sted.
• Be folk skrive ned bevegelsene slik at de ikke trenger å registrere dem på stedet.
• Ikke vær redd for å avbryte og be om avklaring når som helst.
• Protokollene er veldig viktige: de oppbevares og kan brukes år senere. Hvis problemet for eksempel er lovlig, kan noens omdømme avhenge av minutter.
• Les noen deler av Oppdaterte Robert Order Rules, spesielt delen som snakker om å være sekretær.
• Skriv ting ned mens de skjer. Hvis det samme emnet kommer opp to ganger, må du ikke gruppere det sammen.

Advarsler

• Ikke legg for mange detaljer i referatet. Selv om du blir bedt om å ta opp diskusjoner, må du holde dem så korte og objektive som mulig. Begrens deg selv til å rapportere bare de viktigste punktene som dukker opp, ellers vil du bli overveldet og fylle dokumentene med unødvendige detaljer.
• De personlige tolkningene og følelsene til den som er ansvarlig for referatet, skal ikke føres i journalene.
• Hvis en del av møtet er konfidensiell, Nei å melde. Skriv i stedet at "styret rapporterte at diskusjonen var konfidensiell. Den ble derfor ikke registrert."
• Hvis du blir bedt om å ta opp en konfidensiell diskusjon, for eksempel et møte mellom en advokat og din klient, kan du gjøre det om et øyeblikk separert og hold den borte fra generalforsamlingsprotokollen. Merk det som konfidensielt og gjør det klart hvem som vil ha tilgang til det.