Innhold

• Steps
• Tips

Å holde en konferanse er en utmerket måte å samle mennesker med lignende interesser og som ønsker å utveksle innovative ideer på sine respektive felt. Denne typen hendelser er veldig vanlig i faglige omgivelser, innen forskjellige bransjefelt, religiøse og markedsføringsgrupper, etc. Hvis du har bestemt deg for å arrangere en konferanse i ditt område, vil du oppdage at listen over forberedelser er ganske omfattende: å velge beliggenhet, lage listen over deltakere, kjøpe materialer og teknologier og til og med ansette en cateringtjeneste er noen av de nødvendige elementene. Til slutt, hvis fortvilelse treffer, stopp, ta pusten dypt og husk at du er ganske dyktig. Hemmeligheten bak suksessen er å ta det ett skritt av gangen og følge med på hvert trinn i prosessen.

Steps

Del 1 av 4: Planlegging av de tidlige stadiene av konferansen

1. 

   
   
   Kom snart i gang. Start av konferanseorganisasjonen minst åtte måneder i forveien - eller mer, hvis arrangementet er stort eller har mange deltakere.
   • Mange arenaer og cateringtjenester og lignende må bestilles måneder i forveien. Husk også at mange deltakere vil måtte reise og ordne sin egen tid til å delta på konferansen.

2. 

   
   
   Dann en kommisjon. Komiteen er ansvarlig for å ta alle beslutninger fra konferansen og består av mennesker med forskjellige perspektiver og som er i stand til å løse de viktige detaljene uten store problemer.
   • Velg en koordinator - noen som er ansvarlige for å ta alle de endelige beslutningene og som kan vie mye tid til konferansen. Hvis du har et godt budsjett, kan du også leie en begivenhetsplanlegger for å ta vare på det.
   • Hvis du allerede har laget andre utgaver av den samme konferansen, kan du prøve å ansette den samme koordinatoren for kommisjonen. Hvis denne personen ikke er tilgjengelig, kan du i det minste be dem om å overlate materialene du brukte året før for å lette prosessen.

3. 

   
   
   Skriv inn dine mål og formål på papiret. Du må tydelig definere hva du vil oppnå med konferansen for å kunne ta de viktige utøvende beslutningene av arrangementet. Med disse detaljene i hånden, vil det være mindre stressende å organisere resten av tingene.
   • Hvis du aldri har planlagt en konferanse før, kan du prøve å følge en enklere og mer enkel plan første gang. Fra et praktisk synspunkt, tenk på noe rundt en dag eller to og ikke mer enn 250-300 gjester.

4. 

   Velg by og datoer. Det kan ikke være mulig å velge den spesifikke datoen og plasseringen uten å ha forberedt flere detaljer, men det er fortsatt viktig å tenke på hvor mye tid du har til rådighet.
   • Du vil sannsynligvis møte flere tilbakeslag over datoen på grunn av din spesifikke situasjon. Generelt, generelt, konferanser finner sted på bestemte tider av året og på bestemte dager i uken. I Europa, for eksempel, finner denne typen hendelser sted mellom mars og juni eller september og november - og det er da folk deltar mest. I forhold til uken foregår arrangementer og messer fra torsdag til fredag ​​eller mandag til tirsdag. Finn ut hva bransjestandardene er i ditt område før du bestemmer deg.
   • Lengden på konferansen avhenger av hvor mange du tror vil delta og målene for arrangementet. Hvis du tenker på 250-300 deltakere, planlegg aktiviteter i to hele dager.
   • Generelt, prøv å organisere konferansen i byen der du bor og helst i nærheten av en flyplass, hoteller og tilgjengelige og interessante steder. I tillegg er det bedre for byen å være i en storbyregion og veldig besøkt (for eksempel med turiststeder).

5. 

   Tenk på et navn på konferansen. Denne delen er avgjørende for markedsføringen av arrangementet, men den hjelper også med planleggingsdelen - da den hjelper komiteen til å tenke gjennom materialer konsekvent og å publisere konferansen på sosiale nettverk.
   • Velg et navn som er direkte tilknyttet konferansemål og / eller målgruppen. Bli inspirert av andre lignende hendelser, men tenk på noe originalt.

Del 2 av 4: Organisering av konferansen

1. 

   Organiser budsjettet. Du vil ikke kunne gjøre noe hvis du ikke vet hvor mye penger du må investere i arrangementet, i tillegg til å bestemme beløpet for hvert aspekt (plassering av skuret, materialer, deltakeravgiftene osv.). Følg denne verdien til punkt og prikke, og gjør denne regelen klar for alle assistentene dine.
   • Budsjettet vil avhenge av visse faktorer, for eksempel sponsormedvirkning. Disse sponsorene betaler et visst beløp for å bidra til konferansen, men de har også rett til å ta beslutninger om ledelsen, for eksempel å inkludere presentasjoner eller paneler om deres virksomhet eller distribuere materiale med logoen. Den lyse siden er at sponsingen blir betalt på forhånd, noe som utvider budsjettet litt i planleggingsfasen. Til slutt, avhengig av konferansens tema, kan til og med bransjeledere eller filantroper gi økonomisk støtte.

2. 

   Bestem billettpris og salgsmetode. Noen konferanser er gratis, mens andre krever ublu priser. Du må ta flere faktorer i betraktning når du bestemmer verdien og salget av billetter.
   • Hva er gebyrene forbundet med planleggingen av konferansen? Hvis arrangementet er lite og mer lokalt, er det kanskje ikke en gang fornuftig å belaste billettprisene. Du kan også gi gratis adgang til alle som vil opptre og belaste et lavt gebyr til andre.
   • Hvis konferansen skal vare flere dager og inkluderer en buffé og lignende, kan du lade opptak i henhold til verdien av disse tjenestene.
   • Mange konferanser bruker et ladesystem som varierer etter “type” til en deltaker. For eksempel: studenter betaler mindre enn lærere (og så videre).

3. 

   Velg konferanseplassering. Når du søker etter alternative steder, må du vurdere antall deltakere, bekvemmeligheten til plasseringen, parkeringsmulighetene og nærheten til offentlig transport, flyplasser og hotell. Velg et skur (eller annen struktur) som imøtekommer alle behovene til de som vil delta på arrangementet.
   • Finn ut om det er konferansesentre i kjøpesentre eller lokale hoteller. Hvis konferansen er liten, kan du til og med leie plass fra et samfunnshus.

4. 

   Be lokale ansatte om hjelp. Hvis du har valgt et sted som er kjent for å arrangere konferanser, kan du dra nytte av dette alternativet - tross alt er personalet på nettstedet mer enn vant til å hjelpe og svare på kundespørsmål.
   • Noen arenaer har til og med begivenhetsplanleggere som kan ta seg av de siste detaljene på konferansen. Selv om den personen tar et gebyr, vil det være verdt å overføre noe av ansvaret til ham de siste ukene.

5. 

   Velg menyen. Husk at deltakerne ikke kan sitte hele dagen uten å spise - når mange arrangerer konferansen, og at mange ikke kjenner området og ikke vet hva spisealternativene deres er. Bestem om du skal leie en buffetjeneste til frokost, lunsj og snacks - hvis stedet ikke har disse alternativene.
   • Husk også at mange mennesker har allergier, preferanser og matbegrensninger, noe som gjør valg av meny veldig vanskelig. Leier du en profesjonell buffé, kan teamet hans lage vegetariske, veganske, glutenfrie alternativer osv.

6. 

   Insisterer på å ta en omvisning i arrangementet. Ikke risikere noen hendelser etter å ha arrangert hoveddelene på konferansen: ta en tur med deltakerne på begynnelsen av arrangementet.
   • Gå til konferansesiden og snakk med teamet dagen før for å sikre at alt stemmer og at det ikke er noe å løse i siste øyeblikk.

Del 3 av 4: Planlegg konferansens attraksjoner

1. 

   Planlegg attraksjoner og tidsplaner. På dette stadiet vet du allerede navnet på konferansen og har en generell ide om temaene den vil ta opp. Nå er det på tide å bestemme hvordan arrangementet skal spille ut. Hver bransjesektor har en mer vanlig type konferanse. Hvis du er i tvil, velger du et vanlig format.
   • Begynn med en åpningstale eller presentasjon. Vanligvis velges en innflytelsesrik person i området for denne åpningen. Forsøk å få støtte fra noen viktige. Talen kan finne sted om kvelden, etter en spesiell middag eller om morgenen den første dagen av arrangementet.
   • Del resten av dagen (eller to dager) av konferansen i kortere attraksjoner. Innholdet i disse presentasjonene vil bli bestemt av presentatørene og deltakerne selv, men du kan også dele ut workshops, filmvisninger eller andre interessante formater. Avhengig av antall deltakere, finner hver attraksjon sted på et annet tidspunkt, eller flere kan være samtidig.
   • Avslutt konferansen positivt, med en motivasjonstale eller en vits med publikum.

2. 

   Bestem hva slags attraksjoner du kommer til å ha. Disse typene vil avhenge av ditt område, men det er flere alternativer: forelesninger, presentasjoner, workshops, policy- og teknologistudier, interaktive aktiviteter, plakatpresentasjon, etc.
   • Type attraksjon vil avgjøre hvordan du publiserer konferansen. Så ikke forsink med å bestemme hvordan innholdet skal distribueres.
   • Attraksjoner kan variere i varighet, fra 45 minutter til tre eller flere timer, avhengig av mengde og innhold til hver enkelt.

3. 

   Bestem om du skal inkludere andre aktiviteter. Det er viktig å vite hvordan man kan passe andre attraksjoner til konferansen for at arrangementet skal bli en suksess.
   • Du kan også sette av tid til forretningsmøter eller premieutdeling.
   • Hvis du vil, ta med måltider og en buffé eller be deltakerne ta med seg det de skal spise (helst hvis de ikke trenger å betale for arrangementet - eller de kan føle at de har rett til minst ett måltid). Du kan også ta lunsjpauser på restauranter i nærheten.
   • Bestem deg for om du skal tilby underholdning til deltakerne, for eksempel utflukter rundt i byen, en kveld på en bar eller et annet sted, eller et besøk på et teater. Dette er normalt i mange situasjoner, men rart i andre.

Del 4 av 4: Publisering av konferansen

1. 

   Bestem hvem som skal delta. Det er flere typer konferanser: akademisk, religiøs, profesjonell etc. Hver tiltrekker seg en annen deltakerstil. Du må bestemme spesifikt hvilket segment du er i før du reklamerer for arrangementet.
   • Hvis målgruppen din er liten (ansatte i selskapet ditt eller medlemmer av kirken din, for eksempel), er det ikke nødvendig å publisere konferansen med så mange ressurser.Bare send en eller to e-postmeldinger og snakk om hendelsen på administrative møter.

2. 

   Finn bransjeledere som kan delta. Du trenger store navn for å holde innlednings- og avslutningstalen og overbevise folk om å delta.
   • Når ledere bekrefter at de kommer til å delta på konferansen, kan du begynne å inkludere navnene deres i reklamemateriell, som samtaler, reklametavler, plakater og lignende.

3. 

   Lag et nettsted for konferansen. I dag må praktisk talt alle hendelser publiseres på internett. Finn en tilgjengelig URL som inkluderer navnet på konferansen (eller minst ett logisk derivat) og som er lett å finne på nettverket. Inkluder også all viktig informasjon om programmering på nettstedet og den elektroniske adressen i det trykte reklamematerialet.
   • Ta med dato, klokkeslett og adresse på arrangementet, samt navnene på hovedtalerne på nettstedet. Du kan også legge ut informasjon om transport, overnatting, lokale attraksjoner og hele arrangementskjemaet (hvis tilgjengelig).
   • Oppdater siden med en lenke til abonnementer når de åpnes.

4. 

   Offentliggjør arrangementet. Start i god tid (inntil et år i forveien) slik at foredragsholdere kan sende inn forslag til attraksjoner. Denne delen vil avhenge av størrelsen på konferansen og målgruppen. Husk kilden til informasjonen som deltakerne vil ha om bransjen eller feltet. For eksempel:
   • Sosiale medier, for eksempel sponsorsiden på Facebook og Twitter.
   • E-post kontaktlister.
   • Blogger, magasiner, aviser og lignende.
   • Plakater, hefter eller andre trykte medier dedikert til relevante grupper og organisasjoner.

5. 

   Be deltakerne om forslag. Inkluder "Åpne jobbinnlevering" eller noe sånt i reklamematerialet slik at interesserte kan sende inn egne produksjoner.
   • Avhengig av området, kan du spesifisere omfanget av forslagene. For eksempel krever mange akademiske arrangementer og konferanser et sammendrag på rundt 100-250 ord, mens større arrangementer krever hele manuskripter.

6. 

   Begynn å godta søknader. Det er godt å tenke på en måte for deltakerne å registrere seg måneder før konferansen. Dermed får du en ide om antall involverte.
   • Lag et registreringssted som er koblet til konferansesiden. Du kan gjøre dette på en rekke måter ved å bruke visse ferdige tjenester hvis du ikke har de nødvendige teknikkene for å lage alt selv. For eksempel: bruk et Google-skjema eller henvis til en venn som forstår emnet.
   • Du kan også be deltakerne ringe et nummer for å registrere seg hvis de har en måte å behandle betaling med kredittkort.
   • Hvis du ikke vil bruke internett- eller telefonmetoden, oppretter og gjør du et grunnleggende PDF-skjema tilgjengelig på nettstedet. Be deretter hver deltaker om å skrive ut, fullføre og sende dokumentet til en spesifikk adresse.
   • Tilby en rabatt for de som registrerer en eller flere måneder i forveien, og øke prisen for de som tar lengre tid og lar være å registrere seg ved døren.

Tips

• Spør høyttalerne om de vil trenge tilleggsutstyr, for eksempel et pallplass, TV, projektorer eller datamaskiner.
• Finn ut om noen konferansedeltakere har kostholdsrestriksjoner når du setter opp menyen.
• Når du sammenligner prisene på utleieplasser, må du finne ut hvor mye du vil måtte investere i ressurser som mat, vann, drikke osv. Alt dette kan være ganske dyrt.
• Tenk på formålet med konferansen når du velger plassering og tildeler setene (med eller uten bord og / eller håndstøtter, for eksempel).