Forfatter:
Robert White
Opprettelsesdato:
6 August 2021
Oppdater Dato:
12 Kan 2024
Innhold
Vi vet alle at det er viktig å være organisert på jobben; allikevel er dette en endeløs kamp for mange mennesker. Tro det eller ei, å holde seg organisert er ikke så skremmende en oppgave som det høres ut. Noen raske endringer i vaner og løpende løsninger kan gjøre denne prosessen enklere enn du kanskje tror.
Fremgangsmåte
Metode 1 av 4: Administrere rom og tid
Overvåk aktivitetene dine. I flere dager kan du registrere flere av aktivitetene dine i en dagbok. Dette vil hjelpe deg å se nøyaktig hva du gjør uten å engang innse det, og du vil få en innledende følelse av dine organisasjons- og produktivitetssvikt. I tillegg bør du utføre denne øvelsen med de overordnede målene i tankene. Gjennom aktivitetsdagboken vil du kunne se hvilke oppgaver som kan kaste bort tiden din og hvilke som kan bidra til dine mål.
Bestem dine høye produktivitetsplaner. Noen mennesker er produktive om morgenen, mens andre hater ideen om å stå opp tidlig. Du har kanskje allerede en følelse av delene av dagen som gjør deg mer produktiv. Uansett dine preferanser - netter, morgen, lunsjtid eller like før eller etter "rushtid" - dra nytte av disse periodene for å maksimere produktiviteten din.
Prioriter oppgavene dine. Vi vet alle at noen oppgaver er viktigere enn andre; imidlertid gir vi dem ikke alltid tilstrekkelig prioritet. Utvikle for eksempel et system som klassifiserer oppgaver gjennom påminnelser som inkluderer merker som flagg eller stjerner med ærlighet og fleksibilitet. Hold disse påminnelsene nær datamaskinen eller skrivebordet ditt, enten det er virtuelt eller fysisk. Bruk mer av tiden din og energien til topprioritetene på listen. Eksempler kan omfatte oppgaver med korte tidsfrister, for eksempel de tingene du må levere innen slutten av dagen eller neste dag. Du kan også prioritere svar til kunder, sjefer eller andre som er ansvarlige for utgiftene som genereres. Og hvis du ikke er sikker på hvor sensitiv eller viktig en oppgave er, er det alltid lurt å spørre.
Fullfør raske oppgaver umiddelbart. Ikke alle oppgaver trenger å bli prioritert og planlagt for en bestemt tid. Planlegging eller planlegging av noen av dem kan ta like lang tid som å fullføre dem. I så fall, og du kan fullføre disse oppgavene med en gang, nyt! Å takle disse hindringene på denne måten vil også hjelpe deg å unngå utsettelse.
Administrer rot og arbeidsmaterialer. Bordene våre beveger seg lett fra uordnede scener til ødeleggelsesscener som er verdige filmer - noe som gjør organisering vanskelig. Noen mennesker opererer til og med under strenge rengjøringsregler. Selv om de ikke er viktige, ta noen skritt for å rengjøre arbeidsstasjonen.
- Fortsett bestillingen. Kast søppel og arkiv systematisk materialene du trenger. Rydd opp rot når det er mulig: i pauser eller mellom oppgaver.
- Rengjør smusset du genererer umiddelbart. Så du trenger ikke å bekymre deg for rengjøring senere. Videre vil dette forhindre at den nåværende lidelsen forblir på bordet ditt i fremtiden.
- Hold forsyningene du trenger innen fingertuppene. Åpenbart er ikke alt rundt deg et tegn på uorden. Å ha verktøyene du bruker tilgjengelig sparer tid og utnytter din dyrebare plass godt.
Planlegg tider for aktiviteter og avtaler. Noen planlegger bare møter, men lager ikke lister over nødvendige aktiviteter. Planlegging av de viktigste oppgavene, samt avtaler, kan være nyttig. Du kan også "gruppere" spesifikke oppgaver. For eksempel: planlegg møter bare på tirsdager og torsdager. Ha også ledig tid på kalenderen for å sette av kreativ tid til deg selv eller for å imøtekomme uventede hendelser.
- Bruk en agenda og en kalender. Disse verktøyene kan være papir eller virtuelle, i form av applikasjoner som iCalendar og Google Now.
- Del aktivitetene dine i kategorier. Å kategorisere eller skille aktiviteter etter farge kan gi deg raske visuelle påminnelser om hva som er viktig. Disse kategoriene kan for eksempel omfatte korrespondanse, prosjekter, arrangementer, møter, diskusjoner og til og med pauser eller tider for fysiske øvelser.
- Optimaliser teknologien din. Virtuelle kalendere og e-postplattformer, for eksempel Outlook, kan kombinere oppgavelister, kontaktene og adressene dine. Dette gjør ikke bare alt mer effektivt, men det optimaliserer også tenkeprosessen.
- Når det er mulig, deleger oppgaver. Gitt intensiteten av en dags arbeid, er det lett å glemme at du ikke trenger å gjøre alt alene. Delegere oppgaver til en assistent, eller hvis du er spesielt full av gjøremål, kan du be en kollega om å gjøre deg en tjeneste og hjelpe til med visse oppgaver. Du kan belønne dem når alt er roligere.
Metode 2 av 4: Ta vare på e-posten din systematisk
Sjekk e-postene dine til planlagte tider. Ikke alle trenger å holde seg til innboksen sin, ettersom mange mottatte meldinger ikke er så presserende. Hvis du jobber på et sted som ikke krever umiddelbare svar på e-post, sjekk innboksen din til planlagte tider - omtrent tre eller fire ganger om dagen.
Arkiver e-post. Dra nytte av mapper og etiketter i stedet for å la meldinger hoper seg opp i innboksen din. Outlook har mapper og undermapper, mens Gmail har etiketter og flere separate innbokser. Hvis du for eksempel er journalist, kan mappene dine kalles "Aktuelle rapporter", "Fremtidsrapporter", "Gamle rapporter", "Intervjuer og kilder" og "Historier og ideer".
- Slette og arkivere. Arkiver gammel og viktig post og slett resten. I eksemplet ovenfor fungerer mappen "Gamle rapporter" som journalisters fil. Når du begynner å slette gamle e-postmeldinger, vil du bli overrasket over hvor mange ting som går i søpla og hvor mange ting som er lagret. Noen mennesker liker også å ha innboksen tom - ikke etterlate en enkelt melding ulest (eller ikke legge igjen meldinger i innboksen). I tillegg til å bruke mapper og etiketter, kan du tømme boksen ved hjelp av "Arkiv" -funksjonen, slette gamle e-postmeldinger under pauser på jobben eller bruke kontoorganiseringsapplikasjoner.
Når det er mest effektivt, bruk andre former for kommunikasjon. Noen ganger kan en enkel telefonsamtale løse et problem som krever utveksling av ti e-poster. Ring i så fall personen! Hvis du vet at utveksling av e-post vil generere en diskusjon eller involvere mange meldinger, kan det være best å snakke i telefonen. På den måten vil du kunne motta flere detaljer, samtidig som du unngår en lang og langvarig diskusjon via elektroniske meldinger. Du kan til og med sende en e-post til en kollega og si noe sånt som "Jeg har mange spørsmål til deg om dette emnet. Kanskje vi burde snakke med hverandre. Kan jeg ringe deg om fem minutter?"
Begrens forstyrrelser. Selv om strategiske pauser er nyttige, er det ikke avbrudd i arbeidstiden. De kan bremse deg ned, bryte tempoet ditt og få deg til å miste tankegangen. Så prøv å bruke spesielle skriftlige og talemeldinger når du vet at du er for opptatt. Disse verktøyene trenger ikke bare brukes når du ikke er på kontoret. de kan brukes når du er full av oppgaver. Mange bruker også policyen "åpen dør" - men du trenger ikke å la rommet være åpent hele tiden. Du kan til og med legge igjen et vennlig notat på døren og si noe som "Jeg er midt i en samtale" eller "Jeg er opptatt. Kom tilbake senere eller send en e-post".
Bruk tjenestene til "skyer". Skytjenesten (også kjent som "cloud computing") kan vurderes, siden den er billigere, skalerbar, effektiv og lett oppdatert. Innholdet som gjøres tilgjengelig av disse skyene kan være spesielt nyttig, ettersom du kan få tilgang til det på forskjellige enheter: datamaskiner, nettbrett, smarttelefoner etc. Skylagring fungerer også som en primær eller sekundær måte å lage digitale sikkerhetskopier på. Rådfør deg med ansvarlig for IT eller programvare på arbeidsplassen din. Du kan allerede ha en mengde ledig plass i skyene (eller du kan til og med kjøpe den plassen for små årlige avgifter).
Bruk internettfavoritter. De beste nettleserne gjør det mulig å legge til bokmerker - når du lagrer og organiserer e-postadresser du besøker ofte for enkel og rask tilgang. Benytt deg av dem, slik at du ikke glemmer viktige nettsteder som inneholder bransjenyheter eller informasjon.
Metode 3 av 4: Utnytte tiden
Unngå å øve på flere oppgaver samtidig. I denne forbindelse har de fleste eksperter lignende meninger. Selv om det kan virke raskt og kult på TV, er samtidig utøvelse av flere oppgaver ("multitasking" eller "multitasking") ikke effektiv og kan svekke organisasjonseffektiviteten din. Velg å vie din fulle oppmerksomhet til en oppgave om gangen; fullfør den og fortsett til neste element på listen.
Lag en tidsplan eller en kalender for deg selv. Heldigvis krever de fleste jobber ikke at du planlegger alt på dagen spesifikt. Imidlertid kan det være nyttig å holde en grunnleggende tidsplan for høydepunkter og dagens viktigste begivenheter og oppgaver.
- Sett tidsfrister for bestemte aktiviteter. Noen oppgaver krever ikke disse grensene, men andre må ha tidsparametere for at du skal kunne forbedre produktiviteten din. Tenk på de daglige aktivitetene som har en tendens til å ta lengre tid enn vanlig - og gi dem spesifikke frister i fremtiden.
- Sett av ekstra tid til andre aktiviteter. Noen aktiviteter - som du kanskje har lært av erfaring - ender med å ta mer tid enn forventet; dette er imidlertid ikke nødvendigvis en dårlig ting. Sett av for eksempel ekstra tid før og etter for å utføre denne typen oppgaver (og spesielt for viktige arrangementer og møter).
Bruk en stoppeklokke-app, en fysisk stoppeklokke eller en alarm. Disse verktøyene kan være effektive når de brukes sparsomt. Noen mennesker liker å stille alarmene 10, 15 eller 30 minutter i forveien, for å motta advarsler og forberede seg på en aktivitet. Du kan også bruke påminnelser.
Unngå å utsette aktivitetene dine. Spør deg selv om denne utsettelsen er helt nødvendig, eller om det bare er et eksempel på utsettelse. Hvis du tror du utsetter, må du ikke utsette oppgaven - fullfør den med en gang! Men når det er uunngåelig å utsette en aktivitet, husk punktet du avbrøt den og angi et annet spesifikt tidspunkt for å fullføre den. Et annet alternativ er å lage en beredskapsplan. For eksempel: hvis du må avbryte et møte ansikt til ansikt, kan du kanskje ringe (via lyd og / eller video) med personen.
Metode 4 av 4: Ta vare på din fysiske og mentale helse
Ta pauser. Det er viktig å ha mentale pauser for at du skal holde deg sunn og produktiv. Vi pleier å være så nedsenket på jobb at vi noen ganger ikke tar pauser - så viktig. Disse pausene gir oss resten vi trenger og forbedrer produktiviteten, men de lar oss også trekke oss tilbake og spørre oss selv om vi bruker tiden vår så effektivt som mulig.
Sov bedre. Hvis vi ikke sover bra, kan vi være forbløffede, slitne eller sløvme neste dag, noe som kan undergrave effektiviteten og planene våre på jobben. Planlegg å hvile minst syv eller åtte uavbrutt timer om natten.
Ikke sammenlign deg selv med dine kolleger. Arbeidet til de fleste av disse menneskene er forskjellig fra vårt, og de har alle forskjellige organisasjonsmetoder. En metode som gir mening og er effektiv for noen du kjenner, er kanskje ikke den beste for din rutine, og omvendt.
Godta at organisasjonen er en pågående prosess. Ikke forvent å være perfekt. Organisasjonen er kontinuerlig og krever konstant oppmerksomhet. Du vil ikke være perfekt organisert hver dag; Imidlertid kan en liten ordre gjøre deg mye mer effektiv.
