Innhold

• stadier
• Del 1 Konsulter nettstedet
• Del 2 Skriv
• Del 3 Hold deg høflig

I denne artikkelen: Besøk nettstedE-post lRester poli10 Referanser

Noen mennesker er ikke sikre på hvordan de skal sende en kundeservice. Hvordan er det mulig å beskrive denne typen d-form når du pleide å gjøre det på papir? Hva er konvensjonene og standardene for en slik forespørsel? Selv om det vil være forskjellig avhengig av bransje, region og kultur, er det noen generelle regler du kan følge for å sikre effektiviteten i søknaden din.

stadier

Del 1 Konsulter nettstedet

1. 
   
   

   
   Finn svar. Før du setter deg ned ved skrivebordet og skriver kundeservicen din, må du sørge for at svaret på spørsmålet ditt ikke allerede vises på deres hjemmeside. Mange selskaper har ofte stilte spørsmål eller hjelpesider som svarer på de mest stilte spørsmålene.
   • Du kan vanligvis finne en lenke til disse sidene ved å gå nederst på siden og klikke på en knapp der det kan skrives "kontakt oss" eller "kundeservice".

2. 
   
   

   
   Finn hjelpesidene. Hvis du ikke ser en lenke til kundeservice nederst på siden, kan du prøve å søke i den dedikerte linjen. Du vil ofte se en stolpe der du kan skrive inn søket eller et forstørrelsesglassikon øverst til høyre på hjemmesiden. Skriv for eksempel "Kundeservice" eller "Kontakt" og trykk Enter.
   • Ofte vil du finne på kontaktsiden en adresse for å sende dine forespørsler og klager.
     • Sjekk denne siden for å sikre at du får en kopi av forespørselen din. Hvis ikke, gjør du et søk for å finne en adresse som skal sendes direkte fra kunden din for å følge med på korrespondansen din.

3. 
   
   

   
   
   
   Bruk søkefeltet. Gjør et søk etter spørsmålet ditt i samme søkefelt som du brukte til å finne adressen. Hvis du starter med å søke på denne måten for å finne en løsning på problemet ditt, trenger du kanskje ikke engang å sende det.
   • Dette er et viktig skritt for ikke å gå etter en idiot, og at spørsmålet ditt skal tas i betraktning når du sender din. Hvis du stiller et spørsmål hvis svar allerede er på siden, vil kundeservicemedarbeiderne se deg som en krevende og lat kunde, og de vil kanskje ikke gi deg de beste svarene.
   • Sjekk også ofte stilte spørsmål. Ofte har noen andre allerede stilt det samme spørsmålet som deg, og svaret er lagt ut i de ofte stilte spørsmålene.Mange nettsteder tilbyr denne typen tjenester for å redusere mengden e-post som sendes til kundeservice.

4. 
   
   

   
   
   
   Konsulter selskapets policy. Hvis du ikke finner svar på spørsmålet ditt ved å bruke søkefeltet eller ofte stilte spørsmål, kan du finne det ved å gå til nettstedets informasjon eller policy-side. Nok en gang bør du finne den helt nederst på hjemmesiden. Klikk på lenkene som kan lede deg til svaret du leter etter: "om", "indeks", "kredittkort", "produkter", "returbetingelser", "personvern", "betingelser bruk osv.
   • Selv om du ikke finner svar ved å se på disse sidene, er det alltid nyttig å ta en titt for å få et bedre inntrykk av hvordan selskapet jobber og å vite hva du skal legge inn søknaden din av.

Del 2 Skriv

1. 
   
   

   
   Bestem innhold. Du kan klage, eller du kan uttrykke din tilfredshet. Alt du sender til kundeservice trenger ikke å være en klage. Du kan også takke dem for tjenesten de ga deg. De fleste selskaper mottar gjerne slike spørsmål og spørsmål.
   • Vær imidlertid oppmerksom på at det generelt er raskere og mer direkte å registrere en klage på telefon enn av. Det siste er utmerket til takk eller for å stille et spørsmål som ikke trenger en umiddelbar svar, men hvis du trenger å løse problemet med en gang, bør du vurdere å ringe.

2. 
   
   

   
   Skriv en klar tittel. Finn en rettferdig og direkte tittel. Målet ditt er å påpeke ditt av den som sjekker ruten for et raskere svar. Finn et kort emne som inneholder et sammendrag av forespørselen din og bare ber om å bli lest.
   • For eksempel: "Hunden min rev opp livstidsgarantien, jeg trenger en erstatning".

3. 
   
   

   
   Begynn med hilsener. Når du har funnet en god tittel, må du hilse på personen som leser deg. Ikke start med en gang med å snakke om problemet ditt. Du vil hilse på en person du snakker med på telefonen, er det ikke? Du kan velge noe enkelt, for eksempel: "Kjære kundeserviceteam" eller mer generelt, "Kjære herr / fru".
   • Prøv å finne et navn på hilsenene dine. Noen mindre selskaper kan angi navnet på personen som arbeider med kundeservice, og hvis du bruker det, kan du gjøre det mer personlig og viktigere.
   • Du kan avslutte hilsenen med et komma: "Kjære kundeserviceteam,"

4. 
   
   

   
   Følg standardene for kommunikasjon skriftlig. Hold oppmerksomheten til personen som leser deg ved å følge typografistandardene. Ikke skriv alt med store bokstaver, ikke bland store og små bokstaver eller forskjellige skrifter. Skriv bare ved å bruke standarder for tegnsetting, staving og store bokstaver. Dette gjør at forespørselen din blir tatt på alvor.

5. 
   
   

   
   Hold en høflig tone. Hold en høflig tone selv om du skriver for å klage eller for å uttrykke frustrasjonen. Personen som leser deg, vil respektere deg mer som klient, og du vil sannsynligvis få en mer høflig behandling.

6. 
   
   

   
   Introdusere deg selv. Etter hilsenene, presenter deg. Gi navnet ditt og forklar forholdet ditt til selskapet ved å spesifisere om det er det første, eller om du allerede har kontaktet dem. I alle fall vil kundeserviceansatt holde deg blant kundene sine. Hvis relevant, nevn også hvor du skriver (f.eks. For et produkt eller en tjeneste utenfor).

7. 
   
   

   
   Vær spesifikk. Bruk spesifikke ord i ditt. Unngå for generiske termer som "mitt produkt", beskriv heller detaljert produktet eller tjenesten det gjelder og årsaken til din. Beskriv hendelsene knyttet til produktet som motiverte deg til å kontakte dem slik at den ansatte kan svare deg spesifikt. Hvis du gir denne informasjonen med en gang, sparer du deg unødvendige utvekslinger.
   • Hvis produktet er til stede på hjemmesiden deres, må du inkludere deres URL slik at den ansatte kan konsultere det raskt.
   • Inkluder også identifikatoren for bestillingen din, fordi vi uansett vil spørre deg før eller senere. Dette nummeret lar deg identifisere bestillingen din og finne den i systemet deres.

8. 
   
   

   
   Still klare spørsmål. Vær alltid direkte i din. Ikke snu potten. Når du har hilst og introdusert deg selv, kan du starte et nytt avsnitt for å forklare hva som skjer ved å bruke spesifikt språk som nevnt ovenfor.
   • Be direkte om innrømmelsene du ønsker å få. Du føler deg kanskje litt sjenert med det første, men du må legge sjenanse til side for din skyld. Hvis du vil ha noe i bytte mot ditt mangelfulle produkt, kan du be om det.

9. 
   
   

   
   Skriv korte avsnitt. Ikke strekk for mye. Du vil være lettere å lese hvis du holder en, to eller tre setninger per avsnitt. Det lar også brukeren bla gjennom den raskt for å finne ut om han skal svare på det først. Hvis du sender en stor blokk med ufordøyelig e, vil den havne i bunnen av haugen, fordi den ansatte ikke hadde mot til å finne det du snakker om.

10. 
    
    

    
    Avslutt med en enkel signatur. Avslutt den med en setning som oppsummerer din forespørsel eller kompliment, etterfulgt av gode ønsker. Du kan avslutte med "hjertelig", men du kan også hoppe over dette trinnet og ganske enkelt sette signaturen din. Du kan også indikere at du forventer et svar raskt ved å skrive "i påvente av et raskt svar" eller noe sånt.
    • Signaturen til e er en liten blokk med e hvor du skriver ned navn, yrke og kontaktinformasjon. Du kan som oftest velge en standardsignatur hos kunden din og angi den for det som vises automatisk nederst på kontoen din.

11. 
    
    

    
    Ikke legg vedlegg. Forsøk å ikke legge ved vedlegg når du først sender dem. Mange nettsteder har filtre som spesifikt er målrettet om vedlegg, og du kan finne deg selv i den uønskede ruten før du kan lese.
    • Du må selvfølgelig legge vedlegg hvis du søker på stilling eller har blitt bedt om å legge ved en CV i Word-format.
    • Ikke legg inn brukernavn, passord eller kredittkortnummer.

12. 
    
    

    
    Rett feilene før du sender. Når du er ferdig med beskrivelsen, kan du motstå å sende den umiddelbart. Du må rette feilene ved å sørge for at de ikke forstyrrer kvaliteten på skrivingen din. Selv om du skriver på smarttelefonen din, tilsier uttrykket "Sendt fra min iPhone" automatisk tilsidesatt grammatikk- eller skilletegn som vil gjøre forespørselen din mye mindre profesjonell.

13. 
    
    

    
    Følg opp. Hvis du ikke har fått svar i løpet av de neste dagene, er det mulig at du har funnet deg selv i den uønskede boksen eller nederst på listen over s som skal behandles. Gå tilbake ved å sitere den første og spørre om den er mottatt.

Del 3 Hold deg høflig

1. 
   
   

   
   Ta vare på grammatikk og stavemåte. Du skjønner kanskje ikke det, men du vil være høflig i oppmerksomheten mot grammatikk og rettskriving. Hvis du tar bryet med å kommunisere problemet ditt tydelig, viser du at du respekterer personen som skal lese deg, noe som indikerer at du er høflig generelt.

2. 
   
   

   
   Vis utdannelse og kunnskap. Ikke vær pretensiøs, men la utdannelsen din skinne gjennom å bruke passende ord. Hvis du i tillegg har sett på nettstedet deres og spurt om deres policy, kan du nevne det i l og fortelle dem at du ikke kunne finne et svar.

3. 
   
   

   
   Unngå vitser. Hold vittige kommentarer og vitser for vennene dine hvis du vil at dine skal bli tatt på alvor, i det minste i det første. Denne typen språk kan betraktes som upassende, og du må levitere i all korrespondanse, uansett hvilket selskap du skriver til.
   • Når du har tatt kontakt etter flere s, er det vanligvis mer akseptabelt og forståelig å lage vitser.

4. 
   
   

   
   Uttrykk deg selv uten å være aggressiv. Selv om du er sint på grunn av det aktuelle produktet eller tjenesten, vil du ikke få det du ønsker ved å uttrykke det i ditt. Du vil oppnå mye mer positive resultater ved å forbli respektfull og høflig i stedet for å ta en aggressiv tone.
   • Husk også at du ikke kan uttrykke følelsene dine riktig i en. Hvis du virkelig er frustrert og vil ha et raskt svar, bør du vurdere å ringe.

5. 
   
   

   
   Nevn din lojalitet og takknemlighet. Til slutt kan du nevne din lojalitet til dette selskapet og takknemligheten du føler for tidligere tjenester for å gjøre ditt mest verdifulle og for å få et svar raskere.