Innhold

• stadier
• Del 1 Organiser i tid og rom
• Del 2 Behandle e-post
• Del 3 Administrer tid
• Del 4 Opprettholde fysisk og mental helse

I denne artikkelen: Organisere tid og romHåndtere e-postHåndtere tidMaintaining Physical and Mental Health15 Referanser

Å være organisert er en kvalitet etterspurt av rekrutterere, da det er en av de beste eiendelene for å tilby kvalitetsarbeid. Mange ansatte møter likevel organisasjonsvansker i ulik grad.Hvis du er en del av det, så vet at det finnes enkle og effektive løsninger. gir deg noen tips for å gjøre yrkeslivet lettere gjennom en bedre organisasjon.

stadier

Del 1 Organiser i tid og rom

1. 
   

   
   Registrer aktivitetene dine i en avis. Ta en uke å rangere hver av aktivitetene dine mens du går. Denne typiske uken lar deg ha oversikt over daglige gjøremål. Du vil være i stand til å klassifisere dem i henhold til tiden de krever og målene som lar deg nå.

2. 
   

   
   Bestem produktivitetstoppene dine. Noen mennesker er mer aktive om morgenen, mens andre er mer effektive etter lunsj. Uansett hva som er den beste tiden for deg, kan du dra nytte av det for å utføre de viktigste og mest komplekse oppgavene.

3. 
   

   
   Prioriter oppgavene dine. Bruk for vane å ha en dagbok i papir eller digital form. Før du drar om natten eller ankommer om morgenen, må du merke de viktigste aktivitetene: rapporter som skal gjøres på kort tid, forberedelse av en avtale ... Dette vil tillate deg å gi tiden og energien som trengs for hver oppgave uten å spre deg. Forbli likevel fleksibel nok til å innlemme nye krav i tilfelle en endring av omstendighetene. Hvis du ikke er sikker på den relative viktigheten av en oppgave, kan du spørre din samarbeidspartner eller veileder om detaljer.

4. 
   

   
   
   
   Send raskt små oppgaver. Å prioritere betyr ikke å utsette! Med andre ord, hvis du har uviktige, men lett oppnåelige oppgaver, ikke legg dem av over natten. Ta vare på disse små aktivitetene så raskt som mulig, slik at du kan fokusere på de viktigste punktene.

5. 
   

   
   Organiser arbeidsområdet ditt. Enten du har et lite kontor eller et virkelig rom, må plassen din være gunstig for effektivt arbeid! Et rotete arbeidsområde kan forårsake stress og begrense produktiviteten. Det handler ikke om å bli toalettmaniac! Du må bare bruke for vane å rydde opp på skrivebordet.
   • Lagre arbeidsområdet ditt. Bli kvitt alle filene og søppel som forsøpler kontoret ditt. Derimot, rangere de viktige delene nøye. Lagre og rengjør arbeidsområdet ditt så snart du kan: i en travel periode, i en pause, mellom to oppgaver ...
   • Rengjør mens du går. På denne måten unngår du å samle papirer eller matrester på skrivebordet ditt.
   • Hold ting til hånden: telefon, penn, papirpute ... Organiser arbeidsområdet ditt slik at det blir så funksjonelt som mulig.

6. 
   

   
   
   
   Planlegg dagen. For å organisere effektivt må du planlegge avtaler, men også alle andre profesjonelle oppgaver som å lese e-posten din, skrive rapporter ... For eksempel kan du bruke en eller to dager på ukens avtaler deg og resten av uken til de andre oppgavene dine. Ikke prøv å fylle tomme perioder for enhver pris. Benytt anledningen til å slappe av eller tenke på mindre umiddelbare problemer. Disse periodene med lav aktivitet kan også forutsi det forventede.
   • Bruk en kalender eller kalender. Du kan velge en papiragenda, en elektronisk kalender eller applikasjoner som iCalendar eller Google Nå.
   • Kategoriser aktivitetene dine. Du kan for eksempel klassifisere dem etter type (prosjekt, arrangement, møte, pause ...) eller etter rekkefølge av betydning. Velg et system som lar deg se hovedaktivitetene dine med et øyeblikk.
   • Optimaliser bruken av digitale verktøy. For eksempel Outlook kan brukes som adressebok, kalender eller liste over aktiviteter du kan gjøre. Ved å bruke det samme verktøyet for å planlegge yrkeslivet, får du effektivitet.
   • Del om noe av arbeidet ditt hvis mulig. Det kan være vanskelig å laste en assistent med oppgaver som er tildelt deg eller å anmode hjelp fra en kollega. Imidlertid lar dette deg fokusere på aktivitetene du kan gjøre og optimalisere tidsstyringen din.

Del 2 Behandle e-post

1. 
   

   
   Hvis mulig, planlegg lesingen av e-posten din. Noen innlegg kan kreve en permanent forbindelse til dine. Hvis dette ikke er tilfelle, må du ikke lese e-postene dine før planlagte tider i løpet av dagen.

2. 
   

   
   Sorter postene dine. Merk de viktige samtalene, og klassifiser e-postene dine etter deres formål, avsenderen deres ... Bruk funksjonene som tilbys av Outlook (mapper og undermapper) eller Gmail (Etiketter).
   • Slette s når de behandles. Arkiver viktige samtaler og e-postmeldinger du måtte trenge. Å ha en tom boks, som alle er lest og behandlet, kan være en lettelse på slutten av dagen. Hvis du gjør det til en tommelfingerregel, må du sørge for å ikke skynde deg å behandle e-postene dine.

3. 
   

   
   Optimaliser kommunikasjonsmidlene. Enten mellom kolleger eller med partnere, ikke begrens deg til en samtale via e-post. Den umiddelbare samtalen eller bare telefonen er foretrukne løsninger for deres hurtighet og menneskelige kontakt. De kan spare deg for verdifull tid og spare deg for stresset med å vente på svaret. I tillegg er det lettere å utveksle informasjon i tråden til en muntlig samtale enn skriftlig.

4. 
   

   
   Begrens utidig arbeidsavbrudd. Det er viktig å ta pauser i løpet av dagen. På den annen side, hvis du avbryter deg i midten av en oppgave for å svare på telefonen eller en kollega som går forbi pulten din, bryter arbeidsplanen din og sløser bort tiden. Uten å isolere deg helt, ikke nøl med å lukke døren eller la telefonen ligge på en telefonsvarer. Når oppgaven er fullført, svar på de forskjellige forespørslene. Når det er sagt, ikke gjør en absolutt regel med risiko for å fremstå som sosial eller utilgjengelig!

5. 
   

   
   Bruk cloud computing. Denne teknologien gjør det mulig å lagre store mengder informasjon via en ekstern server. Det er derfor billig og forbedrer tilgjengeligheten til data. Dermed kan du jobbe fra hvilken som helst enhet forutsatt at han har tilgang til internett. den cloud computing kan forbedre kvaliteten på arbeidet ditt og tidsstyringen din fordi det lar deg jobbe raskere og mer effektivt. Denne tjenesten er vanligvis tilgjengelig som et abonnement betalt av selskapet. Ikke nøl med å foreslå bruk av denne teknologien til din tjeneste.

6. 
   

   
   Bruk funksjonene som søkemotorene tilbyr. Du har kanskje allerede for vane å registrere og rangere nettstedene i dine favoritter på personlig basis. Ikke nøl med å gjøre det samme på kontoret, spesielt hvis du har din egen datamaskin. For eksempel er firmapartnersider eller generell informasjon kilder du trenger rask tilgang til.

Del 3 Administrer tid

1. 
   

   
   Ikke prøv å gjøre mer enn én oppgave om gangen. I en verden dominert av informasjons- og kommunikasjonsteknologi forventes det at ansatte alltid er tilgjengelige og svarer på alle forespørsler samtidig. Alle eksperter er opptatt av å si at dette fenomenet av multitasking fører, i motsetning til utseendet, tap av tid og kvalitet på arbeidet. Når hjernen vår er mett av informasjon, har den ikke tid til å analysere alt. Dermed øker stress og reduserer evnen til å analysere og konsentrere å utføre flere oppgaver samtidig. Det er mer fornuftig å løse ett problem om gangen.

2. 
   

   
   Lag din egen timeplan. Utover å sette opp en spesifikk agenda (møte, arrangement, møte ...), er det godt å ha en generell tidsplan for dagen din. Dette vil tillate deg å forutsi topper av aktivitet og hvileperioder.
   • Noen aktiviteter, som å tenke på et prosjekt eller studere en klients fil, krever konsentrasjon og analyse. For å forbedre effektiviteten din, planlegg en bestemt tid å bruke på denne typen aktiviteter. Hvis du flytter filer eller prosjekter, kan den intellektuelle kapasiteten din reduseres, noe som gjør deg mindre effektiv. Tilsvarende må mer kjedelige oppgaver som å lese post eller rapport være begrenset i tid. Ellers kan du føle deg lei og forsinke eller utsette aktiviteten.
   • Gi ekstra tid til noen aktiviteter. Møter eller avtaler kan faktisk ta lengre tid enn forventet. Basert på erfaringene dine, ta med i tidsplanen en større periode enn den annonserte varigheten av arrangementet.

3. 
   

   
   Du kan bruke en alarm. Det kan minne deg om en hendelse, signalisere slutten av tiden som er avsatt for gjennomføringen av en oppgave eller bare gi deg en rytme av arbeidet. Unngå imidlertid å få den til å ringe uventet, da dette kan stresse deg uten å gjøre deg mer effektiv.

4. 
   

   
   Ikke utfør oppgavene dine uten gyldig grunn. Lennui, tretthet, ønsket om å forlate kontoret tidligere ... er alle dårlige grunner til å utsette en aktivitet. Å utsette seg er et virkelig sløsing med tid og effektivitet. Du må imidlertid være fleksibel. Hvis en uventet hendelse inntreffer (møte i siste øyeblikk, revisjon av en presserende fil ...), legg merke til hva du må gjøre og fortsett aktiviteten din senere. Du kan også sette opp en alternativ løsning. Hvis du for eksempel ikke kan gå til et møte, kan du prøve å sette opp en konferansesamtale.

Del 4 Opprettholde fysisk og mental helse

1. 
   

   
   Ta pauser. Som nevnt i artikkelen er det viktig å planlegge perioder med fysisk og intellektuell hvile. Det er ubrukelig å ta en pause på ettermiddagen for å gjøre det vi ikke hadde tid til å gjøre om morgenen. Pausen lar deg ta et skritt tilbake, sette pris på arbeidet som er gjort og utveksle med kolleger. I tillegg hjelper det å organisere og forbedre produktiviteten bedre. Hvis du er overveldet med arbeid, skriver du inn pauseperioden i kalenderen din, så du ikke glemmer det. Om nødvendig, planlegg en alarm.

2. 
   

   
   Få nok søvn. Fordelene med søvn har alltid blitt anerkjent. Likevel sover mange arbeidere ikke nok. Sett opp en rutine for å få en god natts søvn på syv eller åtte timer.

3. 
   

   
   Ikke sammenlign deg med kollegaene dine. Alle har en bestemt rolle som han oppfatter annerledes. En effektiv organisasjonsmetode for en kollega vil ikke nødvendigvis være noe for deg. Du kan diskutere beste praksis, men du må finne ditt eget system.

4. 
   

   
   Organisering er en tidkrevende prosess. Planen din blir satt på plass når du jobber i selskapet. Ikke prøv å følge agendaen din for enhver pris og vær fleksibel. Begynn med en generell organisasjon (ordnet kontor, fordeling av tid mellom jobb og pause ...) og finpusser det gradvis.