Innhold

• stadier
• Del 1 Å ha de rette ferdighetene
• Del 2 Presentere godt

I denne artikkelen: Ha de rette ferdigheteneVel tilstede Referanser

Hver struktur som er åpen for publikum på en eller annen måte trenger en person til å møte dette publikum. Og selv om det er viktig for personalet i resepsjonen å kunne kommunisere ordentlig av og over telefon, er det fremdeles ansikt til ansikt-kommunikasjon som skiller en resepsjonist fra en kundeservicerepresentant. Ofte, når noen (selger, kandidat, medlem av samfunnet) går inn i et arbeidsområde, vil den første personen de har å gjøre med være resepsjonist og førsteinntrykk er alltid viktig.

stadier

Del 1 Å ha de rette ferdighetene

1. 
   

   
   Har gode organisasjonsevner. Resepsjonistene er ansiktet til deres virksomhet: det er til dem kundene henvender seg først, og det er også dem publikum og medlemmene i selskapet henvender seg for å innhente informasjon og organisere arrangementer. I tillegg til å svare på telefonsamtaler og omdirigere besøkende, må resepsjonister ofte ta seg av kundene, organisere arrangementer, forberede møter og så videre. Overfor så mange ansvarsoppgaver må resepsjonistene vite hvordan de skal være organisert og håndtere forskjellige oppgaver samtidig. En resepsjonist som ikke klarer å sjonglere mer enn en oppgave, vil ikke vare lenge.
   • En god måte å holde seg organisert på er å velge et arkiveringssystem som passer deg. Det er viktig å vite hvilke papirer og hvilken informasjon sjefen din, kollegene og klientene kan trenge. Oppbevar all denne informasjonen i separate mapper (enten på datamaskinen eller i papirversjon). Organiser arkiveringssystemet ditt på en måte som passer deg. Hvis du trenger fluoetiketter på hvert ark, ikke nøl.
   • Å være organisert betyr også å vite hvordan du kan motivere deg selv: du trenger ikke å vente på at noen skal fortelle deg hvordan du gjør ting eller komme deg på jobb. Hvis du er organisert, vil du vite hvilke oppgaver som må gjøres hver dag, og hvilke som har prioritet.
   • Hold nødvendige telefonnumre tilgjengelig. De av dine kolleger, arbeidsgivere, kunder, leverandører, nødsituasjoner osv. Du trenger alle disse tallene på en eller annen gang. Organiser disse telefonnumrene i en katalog eller et passende dataprogram.

2. 
   

   
   
   
   Har teknologiske ferdigheter. Den første teknologien mot resepsjonistene er telefonen og alle knappene og telefonlinjene som følger med. Datakunnskaper er også uunngåelig: resepsjonister trenger vanligvis å vite hvordan du bruker e- og e-behandlingsprogramvare på riktig måte. Det er også nyttig å vite hvordan du lager et regneark og bruker programvaren som er spesifikk for din sektor.
   • Husk at hvis kopimaskinen, skanneren eller skriveren er i nærheten av skrivebordet ditt, vil du sannsynligvis være ansvarlig for å bruke dem og feilsøke kollegaene dine som har problemer med å bruke dem. Så snart du vet hva slags maskiner du bruker på kontoret, kan du lære å bruke alle funksjonene og takle de vanligste problemene.

3. 
   

   
   Vær pålitelig. En resepsjonist må kunne administrere kontoret når som helst: hvis ingen svarer på telefonen eller hvis folk står i kø for informasjon, gir det et dårlig bilde av selskapet. Gjør påliteligheten din prioritert: hvis sjefen din vet at han kan stole på deg og du alltid er villig til å hjelpe, vil du bli uunnværlig.

4. 
   

   
   
   
   Kunne lytte. Å lytte til mennesker er en viktig del av det å være resepsjonist, enten det er på telefonen, et spørsmål fra en kunde, informasjon som blir gitt videre til deg. Å kunne lytte godt vil gjøre deg til en mer effektiv ansatt: du vil kunne løse problemer mye raskere, fordi du bedre vil forstå hva noen spør deg, og du vil raskt sette kunder i kontakt med personen de prøver å nå.

5. 
   

   
   Legg merke til alt. Hvis en veileder ber deg om å gjøre noe, må du ta instruksjonene til etterretning. Hvis en kunde ringer, skriv ned kontaktinformasjonen og informasjonen han har gitt deg. Å ta notater er en god måte å holde seg organisert og å huske all lite informasjon du får i løpet av dagen. Ta notatene dine på en notisbok og ha alltid denne notisboka i nærheten. Du vil bli overrasket over hvor nyttige disse notatene vil være, spesielt for å huske hva personen som ringte deg ringte før de fem siste samtalen du mottok.
   • Husk å notere dem i detalj og lese notatene du har skrevet på nytt. Når du henter en, gjenta og kontaktinformasjonen du har lagt merke til den andre personen før du legger på for å forsikre deg om at du har riktig informasjon.

6. 
   

   
   Svar telefonen høflig med en standard hilsen, som "hei, takk for at du kontakter vårt firma, jeg er xxx, hvordan kan jeg hjelpe deg? »Sørg for å svare på telefonen etter første eller andre ring. Det er aldri bra å få folk til å vente i mer enn ett minutt. Ett minutt er lengre enn du tror.
   • Lytt nøye til navnet på personen den som ringer prøver å kontakte. Gjenta navnet om nødvendig. Mobiltelefoner forvrenger ofte lyder. Skriv ned navnet på personen som samtalen blir gjort til hvis uttalen er vanskelig.
   • For å høflig oppdatere samtalen med en standardformel som "et øyeblikk takk, passerer jeg deg Mr. Legrand. Eller hvis den forespurte personen for øyeblikket er på telefonen, "Jeg beklager, Mr. Legrand er på telefonen akkurat nå. Vil du at jeg skal sette samtalen på vent et øyeblikk, eller vil du la ham være? "Takk høflig takk for den som ringer, og svar på hans samtale i henhold til hans instruksjoner.

7. 
   

   
   Hilsen leveransepersonalet med samme profesjonalitet og høflighet som alle andre besøkende. Du kan bli bedt om å motta ordrer. Forsikre deg om at signaturen din er lesbar. Leveringspersonell kan trenge informasjon for å vite hvor de skal slippe pakker. Sørg for å kontakte de aktuelle ansatte.

8. 
   

   
   Velkommen kunder med effektivitet og høflighet. Etter at de besøkende har identifisert seg og fortalt deg hvem de leter etter, kan du kontakte personen og gi beskjed om hvem som har en besøkende. En passende standardformel kan være "Mr. Legrand, Mr. Giroud i selskapet Giroud og sønn ankom for hans utnevnelse på 14 timer. Legg alltid merke til navn og fornavn på den besøkende, samt navnet på organisasjonen de tilhører. Det kan være nyttig å spørre den besøkende om han har en avtale. Mr. Legrand vil gi deg en indikasjon på hvor de skal holde besøkende og vente og hvor lenge. Du kan da fortelle den besøkende "Mr. Legrand vil være her om et øyeblikk" eller "Mr. Legrand avslutter et møte og vil være med deg om 5 minutter. Jeg ber deg om å sette deg ned. Takk. "

Del 2 Presentere godt

1. 
   

   
   Ha en positiv holdning. Som nevnt over er resepsjonisten ansiktet til virksomheten hans. Det er ham kundene må gjøre først, og det er han som svarer på spørsmålene til folk som ikke kan flytte til hovedkvarteret til selskapet. Ingen ønsker å bli møtt av et skarpt uttrykk og en gretten holdning. Din prioritering skal alltid være smilende, entusiastisk og dynamisk. Husk å være tålmodig med vanskelige kunder, selv om de irriterer deg mye.
   • Selv når du har å gjøre med en vanskelig klient, husk at du er en sterk og glad person. Fortell deg selv hva det gjør i frustrasjon, men vær klar over at så lenge du gjør ditt beste for å oppfylle forventningene, har du ikke feil. Det er bedre å holde et kjølig hode enn å miste tålmodigheten og passere til å være en ekkel og tøff person.

2. 
   

   
   Forbered et gratulasjonskort. Det er veldig viktig å hilse til kundene dine vennlig. Selv om du må fortsette oppgaven du har vært i gang før du tar vare på to, er det viktig å hilse på dem slik at de ikke føler seg ignorert og vet at du vil hjelpe dem på et øyeblikk.
   • For eksempel kan du si "hei! Velkommen til xxx! Sett deg ned, jeg er din om et øyeblikk! "

3. 
   

   
   Vær høflig. Vær respektfull. Behandle hver person som om de var den viktigste personen som kom inn på kontoret din den dagen. Det er din oppgave. Enten du sitter fast i trafikkorkene i morges, har revet vesken eller mistet favoritt-CD-en din, er det ingen som bryr seg. La dine personlige problemer være hjemme. Selv om du er uenig i hva besøkende eller innringere sender eller videresender, må du late som. Generelt sett må du sørge for at personen du har å gjøre med er avslappet og glad for at du har ansvaret for mottakelsen.

4. 
   

   
   Kle deg deretter. Du representerer et selskap, kle deg deretter. Invester i profesjonelle klær. Eller hvis du er resepsjonist i en bestemt butikk (for eksempel en klesbutikk), kan du vurdere å kjøpe klær fra denne butikken og bruke dem. Vær konservativ med mindre du jobber i et miljø der mote, trender eller andre faktorer bør gjenspeiles i antrekket ditt.
   • Kjenn kleskoden til bedriften din. Virksomheten din kan tillate deg å bruke hverdagsklær, men vær forsiktig med å kle deg også uformell (sweatshirts skal ikke komme inn på arbeidsplassen din).
5. Ha alltid et pent utseende.