Innhold

• Fremgangsmåte
• Tips

Det er veldig viktig å arkivere kopier av medisinske poster, da disse dokumentene kan være nyttige hvis du bestemmer deg for å konsultere andre leger, trenger å bli sett på sykehuset, blir syk mens du reiser eller flytter til et annet sted. Å ha de trykte og digitale kopiene av disse postene systematisk organisert for hånden kan spare tid og sikre bedre medisinsk behandling. Studier viser at hjertepasienter som fører medisinske journaler får bedre pleie, siden leger har tilgang til hele deres helsehistorie. Dette er også tilfelle for personer som lider av andre kroniske sykdommer som kreft, diabetes og leddgikt.

Fremgangsmåte

Del 1 av 2: Organisering av papirkopier

1. 

   
   
   Be de ansvarlige for medisinsk enhet om tilgang til disse dokumentene. Det første trinnet i å organisere medisinske filer er å samle så mange (trykte) kopier av behandlingen og diagnosen som mulig med leger, sykepleiere, kiropraktorer, fysioterapeuter, psykologer, etc. Loven garanterer retten til tilgang til visse opplysninger om din helsestatus.
   • Vær høflig og tålmodig når du bestiller kopier av disse filene. Informer at du vil lage din egen plate. Noen leger og sykehussentre kan være nølende med å gi tilgang til disse dokumentene av frykt for mulig medisinsk uaktsomhet.
   • Registranter kan trenge litt tid på å organisere dem, da det er en mulighet for at de ikke er i en enkelt fil. I så fall kan du gjøre en avtale for å komme tilbake til stedet senere.
   • Medisinsk journal samler all informasjon påpekt av hver lege og sykehus der du ble sett, i en enkelt fil.
   • Loven garanterer pasienten tilgang til mest mulig helseinformasjon (medisinske journaler, bilder, testresultater, økonomiske journaler osv.). Noen data er imidlertid konfidensielle, for eksempel psykiske vurderinger (notater laget av en mental helsepersonell under behandlingen) og dokumenter for bruk i sivile eller straffesaker.

2. 

   
   
   Oppbevar en kopi av alle dokumentene. Når du har fått ønsket informasjon fra sykehuset, må du lage en kopi av alt. Historikken må inneholde kopier av resultatene fra alle laboratorietester og undersøkelser, diagnoser, rapporter om behandling, radiologi, helseforsikringserklæringer og medisinske anbefalinger fra alle besøkte sykehus. Det er sannsynligvis støtteteamet som vil kopiere originaldokumentene.
   • Selv om alle nødvendige dokumenter leveres, arkiveres originalene til medisinske institusjoner selv. Vær oppmerksom på at pasienter juridisk sett bare har rett til en kopi.
   • Sykehus har rett til å ta et gebyr for dem, så husk å spørre prisen. Eventuelt vil det bli belastet et gebyr for hver side eller et fast gebyr for utskrift av hele filen.
   • Du må sannsynligvis signere et autorisasjonsskjema på alle klinikker som ber om medisinsk registrering.

3. 

   
   
   Organiser kopier ved å plassere dem i en mappe. Når du mottar medisinsk historie, skiller du dem inn i forskjellige mapper for hvert sykehus eller lege som er konsultert. Organiser deretter hver enkelt i kronologisk rekkefølge, fra det første besøket til det siste. Denne typen organisasjoner gjør at spesifikk informasjon blir funnet raskt og enkelt. Du kan bore tre hull på den venstre kanten av arkene og plassere dem i et tre-ringperm, eller bruke en spiralnotatblokk til å arkivere disse dokumentene (med skillevegger for hvert familiemedlem eller et individuelt bindemiddel for hver).
   • Bruk forskjellige skillevegger for å identifisere hver lege eller sykehus. Arranger også legenavnene i alfabetisk rekkefølge.
   • Forsterk ringene i permmappen der dokumentene dine er lagret, spesielt hvis den har blitt analysert for ofte.
   • Dokumenter knyttet til søknaden og betalingen av avtalen må oppbevares i minst fem år, og selvangivelse i minst syv år.

4. 

   Lag en indeks ved hjelp av en datamaskin tekstbehandler for å organisere medisinske journaler. Denne funksjonen skisserer informasjonen i kronologisk eller alfabetisk rekkefølge, noe som gjør søking etter data mye enklere. Skriv ut indeksen på solidere papir for å forhindre rivning eller slitasje.
   • Velg en stor, lesbar skrift for indeksiden: ikke noe fancy eller kunstnerisk (husk, dette er ikke en utklippsbok).
   • Hvis det er nødvendig, kan du søke hjelp på Internett for å lage en indeks for utskrift.
   • Du kan også bruke de tomme bordene som følger med bindemiddeldelene.

5. 

   Oppbevar permen / notisboken på et trygt sted. Etter å ha arkivert alle medisinske dokumenter, må du lagre mappene på en hylle eller nøkkelskap, utenfor rekkevidde for barn og kjæledyr. Å ha disse postene arkivert hjemme lar deg lese og forstå hva som er skrevet når du vil. I tillegg til å ha kontroll over helsen din, å kunne velge den beste behandlingen.
   • For å lagre mappen med de trykte kopiene på en tryggere måte, plasser den i en sikker eller brannsikker boks.
   • Det kan være mer tilgjengelig å holde filer nær datamaskinens skrivebord. Se nedenfor hvordan du beskytter dokumenter på digitale plattformer.

Del 2 av 2: Registrering av elektroniske kopier

1. 

   Skann medisinske journaler. Etter at du har lagret alle papirkopiene, må du også skanne dem i digitalt format. Dette vil forhindre at poster blir skadet eller mistet - en bekymringsfull virkelighet for de som bor i områder med høy risiko for flom, ras og andre naturkatastrofer.
   • De fleste skrivere har en skannefunksjon, så det er ikke behov for annet utstyr.
   • Etter skanning oppretter du en mappe med navnet “Medical records” og deretter undermapper for hvert besøkte sykehus / lege. Dra deretter filene til de aktuelle stedene.
   • Alternativt kan du registrere dataene for hver kopi som skrives ut for hånd på datamaskinen (ved å skrive), men dette tar mye lenger tid enn å skanne dokumentene.

2. 

   Kjøp din egen programvare for registrering av medisinske dokumenter. Å være kjent med en tekstbehandler er en god start, men det er også bra å kjenne programmene for den spesifikke typen arkivering. Du må fortsatt skanne alle kopier, men denne programvaren vil gjøre hele organisasjonen.
   • Den omtrentlige prisen varierer mellom R $ 80,00 og R $ 230,00, og noen av dem inkluderer teknisk support online.
   • Se etter programmet som passer best til budsjettet ditt og nivået på datakunnskap. Noen selskaper tilbyr til og med gratis prøveversjon i en begrenset periode.
   • Uansett hvordan du organiserer filene, er det viktig å sikkerhetskopiere dem, det vil si kopiere dem til en CD, ekstern HD eller pennestasjon.

3. 

   Søk etter medisinske journaler på nettet. Noen helseinstitusjoner, så vel som sykehus og forsikringsbyråer, gir poster på plattformer som du kan få tilgang til eksternt. Med andre ord lagrer de medisinsk historie, med din tillatelse, i en sikker database. Dermed er det mulig å få tilgang til dem når du vil via datamaskin eller mobiltelefon. Hvis dette er tilfellet for sykehuset ditt, unngår dette anlegget, i tillegg til å spare tid, bryet med å måtte skanne papirkopier.
   • Du vil sannsynligvis trenge å få tilgang til medisinske journaler gjennom dine egne applikasjoner eller programmer. Be legen din eller sykehusstøttepersonalet om anbefalinger.
   • Hvis du er bekymret for sikkerheten til din personlige informasjon, kan du be om at dataene ikke lagres på nettbaserte plattformer.

4. 

   Lagre helsehistorikken din online. Når du skanner disse dokumentene, er lagringsstedene, eller til og med “skylagring”, et annet alternativ for arkivering av dem. Det er mulig at helseplanbyrået eller sykehuset selv gir pasienten gratis tilgang til disse plattformene. I tillegg er det en rekke selskaper som tilbyr digitale lagringssider gratis eller mot et gebyr, for eksempel Google Docs.
   • Med din tillatelse vil familiemedlemmer og leger kunne få tilgang til den personlige helseposten uten å måtte bære mapper med papirkopier.
   • Når du bruker en hvilken som helst type online plattform, må du sørge for at passord er beskyttet.
   • Husk å huske påloggingsinformasjonen og passordinformasjonen til nettstedene som brukes til lagring.

Tips

• En komplett medisinsk historie gir nye leger nøyaktig og viktig informasjon som vil sikre best mulig behandling.
• Begynn å registrere dokumenter så snart som mulig. Når du forlater en avtale eller et laboratorium, må du føre postene. Dette sparer deg tid og krefter på å samle all informasjon senere.
• Lov om journaler varierer avhengig av sted. Sjekk regelverket for ditt land, din stat og kommune.
• Medisinske journaler kan hjelpe deg med å bedre administrere helseforsikring, livsforsikring og andre avgifter.
• Når du ber sykehuset om å organisere historien, må du være spesifikk om hvilke du trenger, ellers vil de kunne kopiere all tilgjengelig informasjon og belaste deg for den.
• Vurder å lagre skannede kopier på en bærbar USB-enhet eller flyttbar harddisk og lagre på et trygt sted.