Innhold

• Fremgangsmåte
• Samfunnsspørsmål og svar

Andre seksjoner

Effektive ledere og teamledere overvåker sine ansatte aktivt på en rekke måter for å sikre at lavpresterende blir raskt disiplinert og høypresterende blir belønnet. Overvåking av ansatte kan også hjelpe deg med å identifisere områder der ansatte kaster bort tid eller ressurser på private saker. Med riktig programvare kan du blokkere nettsteder som er upassende eller ikke gjelder for forretningsdrift. Vellykket overvåking av ansatte, uten å forårsake unødvendig kontorfriksjon, bør være målet for enhver effektiv leder.

Fremgangsmåte

Metode 1 av 4: Definere forventninger

1. 

   Lag en skriftlig forklaring på retningslinjene dine. Retningslinjene dine vil bare være effektive hvis de er forklart med klare ord i en ansattes håndbok eller guide. Denne veiledningen skal være lett tilgjengelig for alle ansatte og definere hva retningslinjene dine er og hva som skal gjøres i tilfelle de ikke blir fulgt. For enhver overvåkingspolitikk du har, som internett- eller telefonovervåking, vil du kanskje også forklare tankeprosessen som førte til retningslinjene dine. Å forklare hvorfor du gjør det kan bidra til å redusere mistillit hos ansatte som følge av overvåking av deres aktiviteter.
   • Sett klare retningslinjer for tidtaking, fakturerbare timer (hvis aktuelt), personlige telefonsamtaler og personlig internettbruk på jobben. Oppfordre ansatte til å ta døgnpauser der det er hensiktsmessig.

2. 

   
   
   Sørg for at de ansatte er klar over disse retningslinjene. Hvis noen form for overvåking foregår utover standard innsjekking på fremdrift, for eksempel hvis du bruker telefon- eller internettovervåking, bør du informere de ansatte direkte. Hold et møte eller send en masse-e-post for å forklare endringer i overvåkingspolitikken og forklare nøyaktig når og hvordan informasjon blir registrert, lagret og slettet.
   • I noen stater, som Connecticut og Delaware, er du lovlig pålagt å informere dine ansatte om internettovervåking.
   • Selv om du ikke er pålagt å informere de ansatte om overvåking, kan det være tilbakeslag hvis du ikke forteller dem, og de finner ut av det på egen hånd.

3. 

   
   
   Følg disiplinære retningslinjer nøyaktig. Når en ansatt ikke følger retningslinjene dine, må du sørge for at de oppgitte disiplinære tiltak for den overtredelsen blir tatt. Sørg for å gjelde retningslinjer likt for alle ansatte. Vær tydelig på intensjonene dine. Dokumenter disiplinærtiltak og la arbeidstakeren signere disiplinærplaner. Hvis du ikke følger disse retningslinjene ordentlig, vil de ansatte tro at de nøye fastlagte retningslinjene dine ikke vil bli håndhevet.

4. 

   
   
   Hold retningslinjene dine innenfor fornuft. Ikke sjekk inn for ofte eller sett inn altfor begrensende retningslinjer for internett. En nysgjerrig sjef kan redusere moral og få ansatte til å føle seg nervøse. Fokuser på resultater, snarere enn på prosess. Hvis en ansatt produserer godt arbeid og jobber godt i et team, må du ikke gjøre for mye med detaljene.
   • Gi personalet på øverste nivå mer frihet. Selv om det kan være hensiktsmessig å gi en vikar eller administrativ assistent som ikke har små investeringer i virksomheten din en datamaskin som står overfor et åpent område du kan overvåke, vil ansatte på øverste nivå forvente tillit.
   • Frihet til å jobbe på sin egen måte vil sannsynligvis gjøre ansatte på øvre nivå mer produktive, ikke mindre.

Metode 2 av 4: Vurdering av produktivitet

1. 

   Sjekk inn på dine ansatte. Fra tid til annen, sjekk inn med personalet på eget kontor til en ikke planlagt tid. Hvis en ansatt ofte “klikker seg bort” fra et vindu når du går inn, eller legger på telefonen, kan det hende du må uttrykke bekymring. Å se på ansatte personlig kan også hjelpe deg med å gi konstruktiv kritikk for sitt arbeid.

2. 

   Be om forklaring på hva en ansatt har jobbet med. En enkel måte å holde ansatte ansvarlige på er å ha regelmessige samtaler med dem om hvordan arbeidet deres går. Spør dem hva de har gjort siden forrige samtale, still flere spørsmål og evaluer deres svar når samtalen utvikler seg. Be om detaljer og håndgripelig bevis på resultater.

3. 

   Få ansatte til å dokumentere sitt eget arbeid. La den ansatte registrere arbeidsforløpet i aktivitetslogger, sjekklister eller fremdriftsrapporter. Rapporter bør imidlertid ikke være for belastende eller "travelt arbeid", men de bør oppmuntre teammedlemmer og ledelse til å holde kontakten og på samme side. Ikke vær redd for å be om bevis på arbeidet som er beskrevet i en rapport når du snakker med den ansatte.

4. 

   Vurder pågående arbeid. Hvis du er bekymret for produktivitet, kan du be om konkret bevis på ytelse som er målbar og tidsbegrenset. Hvis en ansatt er prosjektleder, må du sette milepæler, men også be om planer og tidslinjer for prosjektet. Sjekk inn med andre ansatte for å sikre at alle medlemmene i prosjektgruppen kommuniserer. Personlig spore fremdriften for langsiktige prosjekter og vurdere deres nøyaktighet og fullstendighet.
   • For eksempel kan du overvåke dataoppføringer for en ansatt som er tilordnet å administrere en database. Du kan vurdere aktualiteten til oppføringene, deres nøyaktighet og overholdelse av selskapets retningslinjer.

5. 

   Spør andre om ansattes interaksjoner. Be leverandører, kunder og andre ansatte om deres interaksjon med en gitt ansatt for å få et bilde av hvordan den ansatte har oppført seg. Du trenger imidlertid en måte å øke objektiviteten til denne observasjonen slik at ansatte ikke blir urettferdig representert. Når du ber om denne informasjonen, kan du be om detaljer om interaksjonen i stedet for inntrykk. Be om beskrivelser av interaksjonene i stedet for evalueringer. Og hold alltid et åpent sinn; du vet aldri når en ansatt blir fremstilt feil.

Metode 3 av 4: Overvåking av online aktivitet

1. 

   Velg overvåkingsprogramvare. Overvåkingsprogramvare kan settes opp på en rekke måter. Det første du bør vurdere er å sette et komplett system med en server. Dette inkluderer beskyttelse mot virus og skadelig programvare, og også ansattes overvåking. Hvis du ikke har IT-personale for å vedlikeholde utstyret, kan du bruke en skybasert tjeneste som Trend Micro Business Security eller Symantec Cloud for å få disse tjenestene. Disse tjenestene er ikke veldig dyre; regner med å betale rundt $ 150 per år.
   • Hvis du bare prøver å spore ansattes nettbruk og blokkerer noen nettsteder, vil en enklere programvarepakke gjøre. Denne tjenesten blir billigere og lar deg overvåke og filtrere websider, vise tastetrykk og fange skjermbilder. For eksempel tilbyr Interguard Sonar disse tjenestene.
   • I noen tilfeller kan du til og med få gratis rudimentære sporingssystemer gratis. For eksempel overvåker ActivTrak systemnettrafikk og produserer en månedlig rapport for deg.

2. 

   Blokker skadelige eller upassende nettsteder. Arbeidsgivere har rett til å overvåke hvilke websider de ansatte besøker, og til å blokkere nettsteder som de anser som uviktige for forretningsdriften, upassende eller potensielt skadelig. Hovedsakelig blokkerer arbeidsgivere bestemte nettsteder for å sørge for at ansatte er produktive, som å blokkere Facebook- eller aksjehandelssider som distraherer dem, eller for å sikre at ansatte ikke trakasserer kolleger eller begår bedriftsspionasje.
   • Arbeidsgivere kan også blokkere nettsteder som anses å være pornografiske eller hatefulle.
   • Noen overvåkingspakker tillater angitte tidsbegrensninger på bestemte typer nettsteder, for eksempel å tillate en bestemt tid hver dag på sosiale medier.
   • Når du merker at dine ansatte besøker et nettsted som ikke er relatert til å jobbe ofte, blokkerer du nettstedet og sender deretter ut en e-post der du blir påminnet om at de er på selskapstid.

3. 

   Overvåke e-post. Det er vanskeligere for arbeidsgivere å rettferdiggjøre overvåking av e-post. Før du leser e-post fra ansatte, bør de ansatte bli varslet om policyen som gjør at e-postene deres kan leses. I tillegg trenger arbeidsgiveren vanligvis en grunn til mistanken som førte til at de leste e-postene, som en dokumentert hendelse med den ansatte. Det er også vanskelig for arbeidsgivere å rettferdiggjøre lesing av e-post hvis de opprinnelig hevdet at e-post vil være konfidensiell.

4. 

   Forsikre deg om at du overholder lovene. Visse overvåkingstiltak kan forstyrre dine ansattes rett til personvern. Ta kontakt med en arbeidsadvokat før du installerer overvåkingsprogramvare. Sørg for at det er skrevet dokumentasjon på programvaren som de ansatte har signert, og at alle forstår hva programvaren er for.

Metode 4 av 4: Instruksjon av andre typer overvåking

1. 

   Ta opp telefonsamtaler. Føderal lov tillater arbeidsgivere å overvåke ansattes telefonsamtaler. Dette gjelder imidlertid bare for forretningsrelaterte samtaler, som de med kunder eller leverandører. En arbeidsgiver har generelt ikke tillatelse til å overvåke personlige samtaler, og må slutte å ta opp og overvåke samtalen når de innser at den er personlig. Det eneste unntaket fra dette er hvis personlige telefonsamtaler eksplisitt er forbudt av arbeidsplassen.
   • Opptak og overvåking av talepost skal bare gjøres med begrunnelse, som en dokumentert mistanke om forseelse.
   • Telefonsamtaler kan spilles inn ved hjelp av telefonkraner eller et elektronisk opptakssystem. I noen tilfeller kan dette knyttes til den andre overvåkingsprogramvaren.

2. 

   Sett opp videoovervåking. Bedrifter bruker vanligvis videoovervåking for å fraråde kunder å stjele produkter. Imidlertid bruker noen virksomheter også videoovervåking for å sikre at ansatte er produktive og ikke bryter virksomhetens retningslinjer. Å overvåke ansatte på denne måten kan gi deg upartisk bevis på ansattes ugjerning og kan også motivere dem til å jobbe mer flittig. Imidlertid kan den konstante følelsen av å bli overvåket gjøre ansatte ukomfortable og føre til en nedgang i moral. Av disse grunner bør du vurdere fordeler og ulemper nøye før du bruker videoovervåking.
   • I mange stater er videoovervåking også nøye regulert av statens lov. Ta kontakt med statlige lover før du implementerer denne typen overvåking.
   • Videotaping av ansatte som gjør visse aktiviteter, som å bruke toalettet eller å bytte, er alltid ulovlig og kan føre til strafferettslige straffer.

3. 

   Spor de ansattes lokasjoner. Enkelte apper, som Xora og TSheets, lar arbeidsgivere spore ansattes bevegelse gjennom smarttelefonene sine. Dette brukes vanligvis til å klokke inn eller ut og er lovlig hvis den ansatte gir samtykke. Imidlertid spores noen ansatte døgnet rundt ved hjelp av programvaren, noe som kan gi dem juridisk grunnlag for å saksøke sine arbeidsgivere for brudd på personvernet. Hvis du implementerer denne typen policyer, ta kontakt med en advokat for å forsikre deg om at du gjør det lovlig.
   • Shipping- eller kjørebaserte virksomheter kan også bruke trackere i kjøretøy for å sikre at sjåfører holder seg på ruten. Dette er vanlig praksis og er generelt akseptabelt.

Samfunnsspørsmål og svar

Jeg leder et team bestående av 4 medlemmer. Hvilket tidssporingsverktøy vil du anbefale?

Jeg vil anbefale WebWork tracker. Jeg bruker det til teamovervåkingsbehovet mitt i 7 måneder. Det er ganske enkelt å bruke og har mange nyttige funksjoner som aktivitetsnivåer, skjermbilder, rapporter, fakturaer og så videre. Enda mer er det rimeligere sammenlignet med andre apper.

Hvordan kan jeg gjøre daglige rapporter?

Du kan prøve en alt-i-ett-programvare for overvåking og styring. Den vil samle hver ansattes daglige arbeidsoppsummering og eksportere en daglig, ukentlig eller månedlig rapport som du kan sjekke eller laste ned.

Selskapet har utarbeidet en policy om at alle ansatte skal passe ut når de skal på banen eller utenfor kontoret, og klokke inn når de kommer tilbake. Hvordan kan jeg håndtere dette problemet hvis personalet nekter å gjøre dette?

Det er vanskelig å tvinge de ansatte til å gjøre det, så hvorfor bruker du ikke en annen måte å oppnå formålet med? Du kan prøve en overvåkingsprogramvare. Det kan automatisk registrere inn- og påloggingstid for datamaskinen, så det vil være inn- og utkoblingstiden du vil registrere. Ellers kan du true de ansatte at de ikke får betalt nøyaktig hvis de ikke bruker systemet nøyaktig, men du må være forhåndsbetalt for å håndheve dette. Forsikre deg om at du har den lovlig lagt ut og gi de ansatte nok tid til å justere.