Innhold

• stadier
• Del 1 Start brevet
• Del 2 Skriv inn brevet
• Del 3 Avslutt brevet
• Del 4 Fullføre brevet

I denne artikkelen: Start bokstavenForkort bokstavenFyll bokstavenFinn brevet14 Referanser

Trenger du å skrive et kommersielt brev? Generelt følger denne typen brev en kjent og lett å bruke struktur som tilpasser seg et mangfold av innhold. Et forretningsbrev må alltid være datert. I tillegg skal den inneholde noen få avsnitt og informasjon om avsender og mottaker. Skriv dine egne og foreta nødvendige endringer, om nødvendig, for å overholde standardene som er satt av ditt selskap.

stadier

Del 1 Start brevet

1. 
   

   
   Gjør deg kjent med oppsettet. Uansett innhold i brevet ditt, må du bruke visse presentasjonsregler. Kommersielle brev må skrives inn. Bruk et vanlig skrifttype som "Arial" eller "Times New Roman". Velg om mulig polstrede avsnitt, som tilsvarer å starte hvert nye avsnitt ved å trykke på tasten to ganger. oppføring og hengi deg ikke.
   • Legg igjen en margin på 2,5 cm på alle fire sider.
   • Et digitalt forretningsbrev må være sammensatt med en vanlig skrift. I en profesjonell e-post, unngå å bruke kursiv eller e i annen farge enn svart og hvitt.

2. 
   

   
   Velg et passende papir. E må skrives ut på et A4-ark. Hvis du bor i USA, bruk papir i papirstørrelse, som er 216 mm × 279 mm, eller 8,5 "× 11". Noen store kontrakter kan skrives ut på lovlige størrelsesark (216 mm × 356 mm).
   • Hvis du skriver ut et brev for å sende det, kan du vurdere å bruke papir med bedriftens hode. Dette vil gi brevet ditt et offisielt preg fordi leseren vil se logoen og kontaktinformasjonen til selskapet ditt.

3. 
   

   
   
   
   Skriv inn informasjonen om selskapet. Skriv inn navnet og adressen til selskapet, og skriv hvert element av adressen på en egen linje. Hvis du jobber på dine egne vegne, må du legge til navnet ditt i stedet for firmanavnet eller over.
   • Hvis selskapet ditt har en klar-til-bruk-overskrift, kan du bruke den i stedet for å skrive inn dataene selv.
   • Hvis du oppgir adressen selv, rettferdiggjør den enten til venstre eller til høyre øverst på siden, avhengig av dine preferanser eller selskapets instruksjoner.
   • Hvis du sender brevet til utlandet, skriver du landets navn med store bokstaver.

4. 
   

   
   Angi datoen. For full strenghet, skriv full datoen. For eksempel: "1. april 2012". I et brev presentert på fransk, skal stedet og datoen vises øverst til høyre på siden.
   • Hvis skrivingen av brevet varte i flere dager, angi datoen da du var ferdig med brevet.

5. 
   

   
   
   
   Legg til mottakerinformasjonen. Angi mottakerens fulle navn, eventuelt tittel, virksomhetens navn og adresse. Denne informasjonen må vises i denne rekkefølgen, med hvert element på en egen linje. Hvis relevant, legg inn et referansenummer. I et brev som er presentert for franskmennene, må informasjonen om mottakeren være oppført til høyre, noen få linjer under datoen.
   • For å få et svar direkte, er det ønskelig å adressere brevet til en spesifikk person. Gjør litt research hvis du ignorerer mottakerens navn. Kontakt selskapet for å finne ut navnet og tittelen på personen det gjelder.

6. 
   

   
   Velg et anropsskjema. Denne formelen tjener til å uttrykke din respekt overfor mottakeren. Du vil velge din formel avhengig av om du kjenner naboen eller ikke. Du vil også vurdere graden av kjent eller formalisme i forholdet ditt. Undersøk alternativene i listen nedenfor.
   • Bruk uttrykket "Til hvem til høyre:" bare hvis du ikke vet nøyaktig hvem du skal adressere brevet til.
   • Hvis forholdet ditt til mottakeren er overfladisk, er det best å bruke "Sir" eller "Madam" for å unngå en merkelig ting.
   • Du kan også indikere tittelen på mottakeren, for eksempel: "Mr. Director,".
   • Hvis du kjenner mottakeren veldig godt, og hvis rapportene dine er kjent, kan du bruke en mer personlig formel, for eksempel "Min kjære Suzanne,".
   • Hvis du er i tvil om mottakerens kjønn, bruk formelen: "Mine damer, herrer,".
   • Ikke glem å sette komma etter samtalen eller kolonformelen (:) etter uttrykket "Hvem det stemmer".

Del 2 Skriv inn brevet

1. 
   

   
   Vedta en passende tone. Ifølge et kjent ordtak er tiden penger og de fleste forretningsmenn hater å kaste bort tiden sin. Derfor bør brevet ditt skrives i en kort og presis tone. Gjør lesingen lettere ved å gå rett på sak og begynne med et kortfattet avsnitt.For eksempel kan du alltid starte med en setning som denne: "Jeg skriver om ...".
   • Unngå blomstrende overganger, pompøse ord eller lange, svingete setninger. Se i stedet etter det mest grunnleggende så raskt og tydelig som mulig.
   • Vedta en overbevisende stil. Mest sannsynlig er målet ditt å overtale leseren til å gjøre noe, ombestemme seg, rette et problem, betale en regning eller ta grep. Så utsett ditt synspunkt med overbevisning.

2. 
   

   
   Bruk personlige pronomen Det er helt riktig å bruke personlige pronomen i et kommersielt brev jeg, oss og du. Når det gjelder deg selv, bruk det personlige pronomenet jeg. Du vil bruke det personlige pronomenet, du å snakke om mottakeren.
   • Vær forsiktig når du skriver et brev på vegne av en organisasjon. Hvis du presenterer selskapets synspunkt, må du bruke det personlige pronomenet oss. Dermed vil leseren vite at det handler om synspunktet til selskapet. Hvis du uttrykker din egen mening, bruk jeg .

3. 
   

   
   Vær tydelig og konsis. Informer leseren din nøyaktig om temaet for talen din, fordi han bare vil svare deg hvis brevet ditt er klart som vann av stein. Spesielt må du indikere entydig om du vil at mottakeren skal gi deg noe eller handle i en viss retning. Forklar posisjonen din så kort som mulig.

4. 
   

   
   Bruk den aktive stemmen. Når du beskriver en situasjon eller når du ber om en forespørsel, må du huske å bruke den aktive stemmen i stedet for den passive stemmen. Risikoen din for å være tvetydig eller upersonlig, hvis den kommer til uttrykk i den passive stemmen. I tillegg er den aktive stemmen enklere og går rett på sak. Her er to eksempler.
   • Passiv måte: "Solbrillene dine er ikke designet eller produsert med tanke på styrken. "
   • Active Way: "Firmaet ditt designer og produserer solbriller uten å ta hensyn til deres styrke. "

5. 
   

   
   Vær avslappet om nødvendig. Brev er skrevet av folk til andre mennesker. Unngå standardbokstaver så mye som mulig, fordi du ikke vil være i stand til å bygge et forhold til noen ved å sende dem et stereotyp brev. Unngå imidlertid uformelle eller slanguttrykk, som "må sies" for "må innrømmes" eller "penger" for "penger". Behold en profesjonell stil, men vennlig og vennlig.
   • Hvis du kjenner mottakeren veldig godt, er det mulig å ta med en slags formel for å uttrykke hilsenene dine.
   • Bruk sunn fornuft for å bestemme aspektene ved personligheten du vil avsløre. Noen ganger gjør litt humor virkelig et forretningsforhold enklere, men vær forsiktig før du forteller en anekdote.

6. 
   

   
   Vær høflig. Det må du være, selv om du skriver en klage eller et klagebrev. Undersøk adressatens stilling og tilby ham, i en imøtekommende og kjærlig tone, å gjøre det du kan innen rimelige grenser.
   • For eksempel kan en uhøflig klage skrives som følger: "Jeg synes solbrillene dine er så dårlige at jeg bestemte meg for ikke å kjøpe mer. På den annen side ville en høflig påstand se slik ut: "Jeg er skuffet over solbrillene dine, og jeg bestemte meg for å gi oppslag med andre leverandører i fremtiden. "

7. 
   

   
   Bruk a andre side på overskriften for de ekstra sidene dine. Flertallet av forretningsbrevene må være kortfattige nok til å passe på en side. Men hvis brevet ditt er lengre, for eksempel en kontrakt eller juridiske konklusjoner, kan det hende du trenger flere sider. Bruk a andre side overskrift, laget av samme papir som første side, men vanligvis med en forkortet adresse.
   • Skriv sidenummeret på andre og påfølgende sider øverst på siden. Du kan også inkludere mottakerens navn og dato.

8. 
   

   
   Knyt alt sammen. I det siste avsnittet oppsummerer du poengene du har tatt opp i brevet, og oppfør tydelig handlingsplanen din eller hva du forventer av mottakeren. Foreslå at han kontakter deg hvis han har spørsmål eller bekymringer å uttrykke. Takk mottakeren for oppmerksomheten han eller hun har gitt til brevet eller spørsmålet som er behandlet.

Del 3 Avslutt brevet

1. 
   

   
   Velg en høflighetsform. I konklusjonen, som i ankeformene, er det å vise respekt og formalisme. Du kan velge, uten å risikere å lure deg selv, en formel som: "vær så snill og tro (Sir) for å forsikre meg om min fremtredende vurdering" eller "Jeg ber deg om å uttrykke (Sir) uttrykk for mine hengivne følelser. På samme måte, hvis det er en e-post, kan du vurdere å bruke fraser som "hjertelig", "respekt" eller "oppriktig", som er mindre formelle, men akseptable.

2. 
   

   
   Signer brevet. Hopp omtrent fire linjer før du signerer signaturen din. Skriv ut brevet før du signerer det. Det er bedre å bruke blått eller svart blekk. Hvis du sender brevet ditt via e-post, skanner du signaturen din og legger bildet i riktig del av brevet.
   • Hvis du signerer brevet på vegne av en annen person, skriv "s. s. : »Før signaturen din. Dette er forkortelsen av uttrykket "av proxy", som betyr "i stedet for" eller "i navnet til".

3. 
   

   
   Skriv inn navn og kontaktinformasjon Skriv inn navn, tittel, telefonnummer, e-postadresse eller annen relevant kontaktinformasjon under signaturen din. Skriv hvert element på en uavhengig linje.

4. 
   

   
   Legg til initialene til maskinskriveren. Hvis brevet ble skrevet av noen andre enn forfatteren, kan du legge til personens initialer under signaturfeltet. Noen ganger ber noen selskaper om å inkludere initialene til forfatteren av brevet for lettere å finne menneskene som deltok i utviklingen av brevet.
   • Hvis du bare finner initialene til maskinskriveren, skriver du dem med små bokstaver, for eksempel: mj.
   • Hvis du inkluderer forfatterens bokstaver, kan du bruke store bokstaver mens du oppbevarer skrivernes initialer med små bokstaver, for eksempel: RW: mj. Det er mulig å skille de to initialene med en skråstrek, for eksempel: MW / mj.

5. 
   

   
   Angi vedleggene. Hvis du har festet deler til brevet ditt, skriver du arten til disse delene, noen få linjer under koordinatene dine, og angi antall og type deler. Skriv for eksempel: "Vedlegg (2): en form, en brosjyre".
   • Du kan også forkorte uttrykket "Vedlegg" ved å skrive "P. j".

6. 
   

   
   Skriv inn navnene på mottakerne. Hvis du sender en kopi av brevet til en annen person, må du nevne det i brevet ved å skrive forkortelsen "cc" under linjen "Vedlegg", etterfulgt av navn og tittel på personen. Denne forkortelsen betyr "høflighetskopi". Det er også forkortelsen for uttrykket "ekte kopi", da bokstavene ble skrevet med karbonpapir.
   • Skriv for eksempel: "cc: Marie Martin, direktør for markedsføring".
   • Hvis du legger til mer enn ett navn, stiller du opp det andre navnet under det første, men uten "cc:"

Del 4 Fullføre brevet

1. 
   

   
   Rett brevet. Oppsettet er et sentralt element for å gjenspeile din profesjonalitet. Men du må rette feilene dine for å bevise for mottakeren at du er dyktig og ansvarlig. Kjør stavekontrollen for e-prosesseringsprogramvaren din, men les også brevet nøye før du sender det.
   • Sjekk at brevet er klart og konsist. Er det avsnitt som inneholder mer enn tre eller fire setninger? Hvis dette er tilfelle, kan du prøve å fjerne unødvendige setninger.
   • Hvis brevet er ekstremt viktig, kan du vurdere å be en av vennene dine eller kollegaen lese det for deg. Noen ganger kan et friskt utseende oppdage feil eller feil som du kanskje ikke legger merke til.

2. 
   

   
   Ikke skrap brevet ditt. Hvis du har flere sider, ikke stift dem. Hvis du vil holde sidene i orden, kan du feste dem med en øverst venstre klipp.

3. 
   

   
   Legg inn brevet. Hvis du sender brevet med posten, bruker du en konvolutt i kommersiell størrelse. Ta om mulig en konvolutt med firmalogoen. Registrer avsenderen og adressaten riktig. Brett brevet i to, slik at adressaten først bretter ut den øverste klaffen og deretter den nederste klaffen. Forsikre deg om at du får nok av brevet ditt før du sender det.
   • Hvis du føler at forfatterskapet ditt er rotete og ikke gjenspeiler din faglige kompetanse, må du oppgi adressene ved å bruke prosesseringsprogramvaren for e-post og skrive dem ut på konvolutten med skriveren.
   • Hvis brevet er ekstremt viktig eller presserende, kan du vurdere å få det levert av en tjeneste.
   • Hvis du vil sende det via e-post, konverterer du det til "HTML" eller PDF-format for å fortsette formateringen. Det er imidlertid best å sende brevet trykt på papir.